Rechtliches

Datenschutzerklärung Halingo

Version 3.0. Gültig ab 27. September 2026. Diese Fassung ersetzt die vorherige Datenschutzerklärung.

Dies ist eine gekürzte deutsche Fassung des niederländischen Textes, inhaltlich gleichwertig. Der niederländische Text ist die vollständige und vorrangige Fassung. Ihre Rechte sind in jeder Fassung dieselben, und Sie können sie auf Deutsch ausüben.

Wer wir sind

Verantwortlicher ist Autopilot Pte. Ltd., 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre, Singapore 068914, Singapur, UEN Singapur 202011848W. Halingo ist ein Produktname und keine juristische Person. Schreiben Sie an support@halingo.be für Unterstützung und für alles, was Ihre Daten betrifft, und an info@halingo.be für alles Übrige. Wir antworten auf Niederländisch, Französisch, Englisch oder Deutsch.

Wir haben keine Niederlassung in Belgien und keine in der Europäischen Union. Wir haben keinen Vertreter in der Union nach Artikel 27 DSGVO benannt. Wir sagen das lieber, als es zu verschweigen. Sie verlieren dadurch kein Recht: Sie können sich unmittelbar an uns wenden, und Sie können sich jederzeit bei der belgischen Datenschutzbehörde beschweren. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt; für Fragen zu dieser Erklärung schreiben Sie an support@halingo.be.

Geltungsbereich

www.halingo.be, die Anwendung Halingo auf app.halingo.be, das Hilfecenter und das Ticketformular auf support.halingo.be sowie die Adressen support@halingo.be und info@halingo.be. Nicht für Seiten Dritter, auf die wir verlinken.

Unsere zwei Rollen

Für Daten über Sie als Kunde oder Besucher sind wir Verantwortlicher: Ihre Registrierung, Ihr Abonnement, Ihre Rechnungen, Ihre Nutzung der Website und des Hilfecenters und Ihr Kontakt mit unserer Unterstützung.

Für die Daten, die Sie in Halingo über Ihre Patienten erfassen, sind wir Auftragsverarbeiter und Sie sind Verantwortlicher. Diese Daten verarbeiten wir ausschliesslich nach Ihren Weisungen, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt, den Sie bei der Registrierung annehmen. Patienten mit Fragen zu ihrer Akte wenden sich an ihren Logopäden, nicht an uns. Ihr Berufsgeheimnis bleibt Ihres, und jede Person mit Zugriff bei uns ist persönlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Welche Daten wir verarbeiten

Website: Name, E-Mail-Adresse, Praxisname, Anzahl der Logopäden und Nachricht aus dem Kontaktformular, die Seite, über die Sie kamen, Ihre Sprachwahl und Serverprotokolle mit Ihrer IP-Adresse.

Anwendung, über Sie: Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Sprache, Praxisname, Unternehmensnummer, LIKIV-Nummer, Kontonummer, Rechnungs- und Abodaten, Zugangsdaten, Ihr Passwort sowie Nutzungs- und technische Protokolle.

Anwendung, über Ihre Patienten (hier sind wir Ihr Auftragsverarbeiter): Name und Foto, Status der Akte und freie Etiketten; NISS-Nummer, Krankenkasse, CG1- oder CG2-Code und Regelung der Drittzahlerregelung; Kontaktperson, Schule und Lehrkraft, Pflegekoordinator und verschreibender Arzt; Gesundheitsdaten, nämlich das logopädische Problem, die Art der Erstattung, das Anfangs- und die Verlaufsbilanzen, der Behandlungsplan mit seinen Zielen, Berichte und hochgeladene Dokumente einschliesslich der ärztlichen Verordnung sowie Anzahl und Verlauf der Sitzungen; Rechnungen, Bescheinigungen und deren Nummern, Nomenklaturcodes, Sammelaufstellungen und Verwaltungskosten; und ein E-Mail-Protokoll je Patient mit Status, Art, Empfängeradresse und Zeitpunkt jeder E-Mail, die Sie aus Halingo versenden.

Hilfecenter: Name, E-Mail-Adresse, Betreff, gewähltes Thema und Problembeschreibung, Anhänge und alles, was darin steht, der gesamte E-Mail-Verkehr zum Ticket mit Datum und Status, Ihre Sprache, Serverprotokolle und die Signale der Spamabwehr des Formulars.

Patientendaten in einem Ticket. Senden Sie bitte keine Patientendaten. Machen Sie identifizierende Angaben unkenntlich oder verwenden Sie eine Testakte. Enthält ein Anhang oder eine Beschreibung dennoch solche Daten, verwenden wir sie ausschliesslich zur Beantwortung Ihrer Frage und als Ihr Auftragsverarbeiter, löschen die Datei, sobald die Frage gelöst ist, spätestens binnen sieben Kalendertagen, halten die Löschung im Ticket fest und teilen die Datei mit niemandem ausserhalb des Supportteams.

Zahlung: Betrag, Datum, Ergebnis und die letzten Ziffern Ihrer Karte oder Ihre Bancontact-Referenz. Ihre vollständigen Kartendaten gelangen zu Stripe, nicht zu uns.

E-Mails, die Sie aus Halingo an Patienten senden: Die Adresse Ihres Patienten und der Inhalt der Nachricht laufen über unseren Versanddienst. Wir sind dafür Ihr Auftragsverarbeiter.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung von Halingo, Rechnungsstellung und Beantwortung von Supportanfragen von Kunden: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, Vertragserfüllung, sowie Buchstabe c für die gesetzliche Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen. Beantwortung von Anfragen von Interessenten, Absicherung der Website, der Anwendung und unserer Formulare einschliesslich der Spamabwehr reCAPTCHA von Google, Verbesserung des Hilfecenters anhand aggregierter Statistiken sowie Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Beantwortung Ihrer eigenen Anfrage, der Schutz unseres Dienstes und unserer Nutzer vor Missbrauch, eine brauchbare Dokumentation und die Verteidigung unserer Rechte. Gesetzliche Pflichten: Buchstabe c. Bei Patientendaten handeln wir als Auftragsverarbeiter; die Rechtsgrundlage liegt bei Ihnen, in der Regel Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe h in Verbindung mit Artikel 9 Absatz 3 DSGVO und Artikel 9 des Gesetzes vom 30. Juli 2018, weshalb jede Person mit Zugriff bei uns vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.

Wir betreiben kein Direktmarketing, versenden keinen Newsletter und verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre Daten nicht. Es findet keine ausschliesslich automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt. Name und E-Mail-Adresse sind erforderlich, um ein Konto zu eröffnen und auf ein Ticket zu antworten; alles Übrige ist freiwillig.

Speicherdauer

Ihr Konto und alle Daten in der Anwendung: für die Vertragsdauer, und danach bewahren wir sie auf, weil Sie als Logopäde Ihre Patientenakten einsehen können müssen. Sie lesen sie weiterhin in der Lesefassung von Halingo. Wir löschen sie nur auf Ihre schriftliche Aufforderung und erst, nachdem wir sie Ihnen in lesbarer Form bereitgestellt haben. Daten aus einer Testphase ohne Abonnement: ebenso, und wir löschen sie nicht automatisch. Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres. Abgeschlossene Tickets: 24 Monate nach Abschluss, danach automatisch gelöscht. Anhänge zu Tickets: 6 Monate nach Abschluss, danach automatisch gelöscht, und sofort, sobald eine Frage mit Patientendaten gelöst ist. Kontaktanfragen von Personen, die keine Kunden werden: 12 Monate. Postfächer und Serverprotokolle: 24 Monate.

Empfänger

Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Évêque, 75008 Paris, Frankreich, hostet die Anwendung app.halingo.be und alles, was Sie darin erfassen. Auftragsverarbeiter, Frankreich.

Odoo SA, Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien, hostet die Website, das Hilfecenter, Ihr Ticket und Ihre Anhänge. Auftragsverarbeiter, Europäische Union.

Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland, wickelt Ihre Karten- oder Bancontact-Zahlung ab. Auftragsverarbeiter für die Zahlung und eigenständig Verantwortlicher für ihre eigenen Pflichten zur Betrugs- und Geldwäschebekämpfung. Europäische Union.

Twilio Ireland Limited (SendGrid), Dublin, Irland, versendet unsere E-Mails, auch die Rechnungen und Dokumente, die Sie aus Halingo an Ihre Patienten senden. Auftragsverarbeiter, Europäische Union.

Google Ireland Limited, Dublin, Irland, betreibt den E-Mail-Verkehr von und zu support@ und info@ über Google Workspace. Auftragsverarbeiter, Europäische Union.

Google Ireland Limited stellt zudem die Spamabwehr reCAPTCHA auf unseren Kontakt- und Ticketformularen bereit, die erst lädt, wenn Sie mit dem Ausfüllen beginnen. Google ist dort eigenständig Verantwortlicher und bestimmt eigene Zwecke. Siehe die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen von Google.

Rosa ASBL, Cantersteen 12, 1000 Brüssel, Unternehmensnummer 0745.832.604, nur wenn Sie die Verbindung selbst aktivieren: die wechselseitige Synchronisierung Ihres Kalenders zwischen Halingo und der Terminplattform Rosa. Sie melden sich selbst bei Rosa an, erstellen in Ihrem eigenen Rosa-Profil ein Halingo-Token und fügen es in Halingo ein. Rosa erhält dadurch die Termindaten, die Sie synchronisieren. Wir legen kein Rosa-Konto für Sie an und geben Ihre E-Mail-Adresse nicht an Rosa weiter. Rosa ist Ihr eigener Dienstleister und handelt im Rahmen des Vertrags, den Sie selbst mit Rosa geschlossen haben, nicht des unseren.

Die vollständige Liste der Empfänger von Patientendaten steht in Anlage III zum Auftragsverarbeitungsvertrag. An Behörden geben wir Daten weiter, soweit Gesetz oder Gerichtsentscheidung uns dazu verpflichten. Vor dem Hinzufügen oder Austausch eines Unterauftragsverarbeiters informieren wir Kunden mindestens dreissig Tage im Voraus; Sie können widersprechen, wie der Auftragsverarbeitungsvertrag es vorsieht.

Übermittlung ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Ihre Daten werden in der Europäischen Union gespeichert: die Anwendung und alles darin bei Scaleway in Frankreich, die Website und das Hilfecenter bei Odoo in Belgien. Kopien ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums bewahren wir nicht auf.

Autopilot Pte. Ltd. ist in Singapur ansässig; für Singapur besteht kein Angemessenheitsbeschluss. Unsere Mitarbeitenden in Singapur haben Zugriff auf die Daten auf unseren Servern in der Europäischen Union, ausschliesslich für Betrieb, Unterstützung und Sicherheit des Dienstes. Dieser Zugriff ist eine Übermittlung nach Kapitel V. Für die Daten, die Sie über Ihre Patienten erfassen, beruht sie auf den von der Europäischen Kommission am 4. Juni 2021 erlassenen Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul zwei, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind, den Sie bei der Registrierung annehmen; dieselben Garantien wenden wir auf die Daten an, für die wir selbst Verantwortlicher sind. Hinzu kommen: Speicherung ausschliesslich in der Europäischen Union, keine lokalen Kopien auf Geräten ausserhalb des EWR, Zugriff nur über eine gesicherte und protokollierte Verbindung, und die Verpflichtung, eine Anordnung einer Behörde ausserhalb der Europäischen Union anzufechten und Sie darüber zu informieren, soweit das Recht es erlaubt. Eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie über support@halingo.be.

Google, Stripe und Twilio können Daten in die Vereinigten Staaten übermitteln, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework und, soweit dieser nicht gilt, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln.

Cookies

Wir setzen keine Analyse- oder Marketingcookies und keine Werbetracker Dritter ein und messen keine Besucherstatistiken mit einem Dritten. Deshalb sehen Sie bei uns keinen Einwilligungsbanner. Auf Ihrem Gerät gespeichert oder von dort gelesen werden: session_id (hält Ihre Sitzung und schützt unsere Formulare, 7 Tage), frontend_lang (die Sprache, in der Sie lesen, 12 Monate), tz (die Zeitzone Ihres Browsers, von der genutzten Plattform gesetzt, bis zum Schliessen des Browsers, und wir lassen es entfernen), hs_last (Browserspeicher zum zuletzt gelesenen Hilfeartikel, damit das Ticketformular ihn nennen kann, bis zum Schliessen des Browsers), presence.focus (Browserspeicher, mit dem die Plattform erkennt, ob der Tab aktiv ist, auf unseren Seiten ohne Zweck, und wir lassen es entfernen) und _GRECAPTCHA (Spamabwehr von Google, bis zu 6 Monate, lädt erst beim Berühren eines Formularfelds). Für die Einträge, die für das von Ihnen geöffnete Formular erforderlich sind, die Ihre Sprachwahl speichern oder dasselbe Formular schützen, holen wir keine Einwilligung ein. Einzelheiten in unserer Cookie-Richtlinie.

Sicherheit

Verschlüsselte Verbindungen (TLS) zur Anwendung, zur Website und zum Hilfecenter. Zugriff nur für Mitarbeitende, die die Daten für ihre Aufgabe benötigen, mit persönlichem Konto. Eine schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung für jede Person, die für uns arbeitet, die nach dem Ausscheiden fortgilt. Eine Liste der Kategorien von Personen mit Zugriff auf Gesundheitsdaten mit genauer Beschreibung ihrer Eigenschaft, die wir der Datenschutzbehörde zur Verfügung halten. Sicherungen der Daten, in der Europäischen Union aufbewahrt. Protokollierung des Zugriffs auf eine Patientenakte.

Kein Dienst kann absolute Sicherheit gewährleisten. Hinweise auf ein Leck senden Sie bitte an support@halingo.be. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir binnen 72 Stunden nach Kenntnisnahme der Datenschutzbehörde, soweit das Gesetz es verlangt, und Ihnen, wenn sie für Sie ein hohes Risiko darstellt. Handelt es sich um Daten, für die Sie Verantwortlicher sind, informieren wir Sie binnen vierundzwanzig Stunden, damit Sie rechtzeitig selbst melden können.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung, soweit wir uns ausnahmsweise darauf stützen, sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Schreiben Sie an support@halingo.be. Wir antworten innerhalb eines Monats, bei komplexen Anfragen verlängerbar um zwei Monate, worüber wir Sie im ersten Monat informieren. Wir können Sie um einen Identitätsnachweis bitten und verlangen dabei nicht mehr als nötig. Die Ausübung Ihrer Rechte ist kostenlos, ausser bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen. Betrifft Ihr Anliegen Patientendaten in Halingo, wenden Sie sich an den Logopäden, der die Akte führt: Dort sind wir Auftragsverarbeiter und dürfen Ihrem Antrag nicht selbst nachkommen.

Beschwerden

Sagen Sie es uns zuerst unter support@halingo.be. Sie können sich ausserdem an die Aufsichtsbehörde wenden: Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be. Der Rechtsweg steht Ihnen ebenfalls offen.

Änderungen

Die geltende Fassung steht stets auf dieser Seite, mit Versionsnummer und Datum. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kunden per E-Mail vor deren Inkrafttreten.