Privacyverklaring Halingo

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang wij ze bewaren, wie ze ontvangt en welke rechten u heeft. Zij is geschreven om gelezen te worden.

---

1. Waarover deze verklaring gaat

Deze verklaring is van toepassing op:

• de website www.halingo.be;
• de webapplicatie Halingo op app.halingo.be;
• het helpcentrum en het ticketformulier op support.halingo.be;
• de e-mailadressen support@halingo.be en info@halingo.be.

Zij is niet van toepassing op websites van derden waarnaar wij linken.

2. Wie verantwoordelijk is

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Autopilot Pte. Ltd.
160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre
Singapore 068914, Singapore
Ondernemingsnummer in Singapore (UEN): 202011848W
support@halingo.be voor ondersteuning, info@halingo.be voor al het overige

Halingo is een productnaam van Autopilot Pte. Ltd. en is zelf geen rechtspersoon. Uw contract en uw gegevens liggen bij Autopilot Pte. Ltd.

Vestiging. Wij hebben geen vestiging in België en geen vestiging in de Europese Unie. Alles wat met uw gegevens te maken heeft, kunt u rechtstreeks aan ons vragen op support@halingo.be. Wij antwoorden in het Nederlands, het Frans, het Engels of het Duits.

Vertegenwoordiger in de Unie. Wij hebben geen vertegenwoordiger in de Europese Unie aangewezen in de zin van artikel 27 van de Algemene verordening gegevensbescherming. Wij zeggen dat liever dan het te verzwijgen. U verliest daardoor geen enkel recht: u kunt zich rechtstreeks tot ons wenden, en u kunt altijd klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, zie punt 12.

Functionaris voor gegevensbescherming. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Voor elke vraag over deze verklaring kunt u terecht op support@halingo.be.

3. Onze twee rollen

Wij hebben twee verschillende rollen, en uw rechten verschillen per rol.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die over u als klant of als bezoeker gaan: uw registratie, uw abonnement, uw facturen, uw gebruik van de website en van het helpcentrum, en uw contact met onze ondersteuning.

Wij zijn verwerker voor de gegevens die u als logopedist in Halingo invoert over uw patiënten. Daar bent u de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens uw instructies, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst die u bij uw registratie aanvaardt en die deel uitmaakt van uw contract.

Een patiënt die een vraag heeft over zijn dossier, richt zich tot zijn logopedist en niet tot ons. Richt een patiënt zich toch tot ons, dan verwijzen wij hem door en brengen wij de logopedist daarvan op de hoogte.

Uw beroepsgeheim blijft het uwe. Dat wij in uitzonderlijke gevallen toegang hebben tot een patiëntendossier, ontslaat u niet van uw verplichtingen onder artikel 458 van het Strafwetboek, en iedereen die bij ons toegang heeft, is persoonlijk tot geheimhouding gehouden.

4. Welke gegevens wij verwerken

4.1 Website www.halingo.be

4.2 Webapplicatie Halingo op app.halingo.be

Over u als logopedist en over uw praktijk:

Over uw patiënten, en daarvoor zijn wij verwerker en niet verantwoordelijke:

4.3 Helpcentrum en ticketformulier op support.halingo.be

Schrijft u ons per e-mail op support@halingo.be of op info@halingo.be, dan verwerken wij uw e-mailadres en de inhoud van uw bericht zoals u het verstuurt.

4.4 Patiëntgegevens in een ticket

Wij vragen u uitdrukkelijk om geen patiëntgegevens mee te sturen met een ticket. Maak identificerende gegevens onleesbaar op uw schermafbeelding, of gebruik een testdossier.

Bevat een bijlage of een omschrijving toch een patiëntnaam, een INSZ-nummer of een Riziv-code, dan verwerken wij die gegevens uitsluitend om uw vraag te beantwoorden, en dan als verwerker voor u. Onze medewerker verwijdert de bijlage uit het ticket zodra uw vraag beantwoord is en in elk geval binnen zeven kalenderdagen, noteert in het ticket dat het bestand verwijderd is en op welke datum, en deelt de bijlage met niemand buiten het supportteam. Meldt u ons dat er per vergissing patiëntgegevens zijn meegestuurd, dan verwijderen wij het bestand onmiddellijk en bevestigen wij dat aan u.

4.5 Betaling

Betaalt u uw abonnement, dan verwerken wij het bedrag, de datum, het resultaat van de betaling en de laatste cijfers van uw kaart of uw Bancontact-referentie. Uw volledige kaartgegevens komen bij Stripe terecht en niet bij ons.

4.6 E-mail die u vanuit Halingo naar uw patiënten stuurt

Verstuurt u vanuit Halingo een factuur of een document naar een patiënt, dan gaat die e-mail via onze verzenddienst. Het adres van uw patiënt en de inhoud van de e-mail worden daarbij verwerkt. Wij zijn daarvoor uw verwerker.

5. Waarvoor wij uw gegevens verwerken, en op welke rechtsgrond

Wij gebruiken uw gegevens niet voor direct marketing. Wij versturen geen nieuwsbrief. Wij verkopen, verhuren of ruilen uw gegevens niet.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben, en wij maken geen profielen van u.

Moet u uw gegevens geven. Uw naam en uw e-mailadres zijn nodig om een account te openen en om op een ticket te kunnen antwoorden. Geeft u ze niet, dan kunnen wij de dienst niet leveren en uw vraag niet beantwoorden. Al het overige is vrijwillig.

6. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Voor de tickets, de bijlagen en de contactaanvragen verwijderen wij automatisch: daarvoor draait een geplande opdracht in ons systeem.

7. Wie uw gegevens ontvangt

Wij geven uw gegevens niet door aan derden voor hun eigen doeleinden, behalve waar dat hieronder uitdrukkelijk staat. Wij werken met de volgende dienstverleners.

Voor de gegevens die u in Halingo invoert over uw patiënten, staat de volledige lijst van ontvangers in bijlage III bij de verwerkersovereenkomst.

Wij maken gegevens bekend aan bevoegde autoriteiten wanneer de wet of een gerechtelijke beslissing ons daartoe verplicht.

Wij houden een actuele lijst van onze subverwerkers bij. Bent u klant, dan brengen wij u ten minste dertig dagen op voorhand op de hoogte voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen, en kunt u bezwaar maken zoals de verwerkersovereenkomst bepaalt.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Uw gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie: de applicatie en alles wat u daarin invoert bij Scaleway in Frankrijk, de website en het helpcentrum bij Odoo in België. Wij bewaren daarvan geen kopieën buiten de Europese Economische Ruimte.

Autopilot Pte. Ltd. is gevestigd in Singapore. Singapore heeft geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Onze medewerkers in Singapore hebben toegang tot de gegevens op onze servers in de Europese Unie, uitsluitend voor het beheer, de ondersteuning en de beveiliging van de dienst. Die toegang vormt een doorgifte in de zin van hoofdstuk V van de verordening.

Voor de gegevens die u in Halingo invoert over uw patiënten gebeurt die doorgifte op grond van de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die de Europese Commissie op 4 juni 2021 heeft vastgesteld (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914, module twee, van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker). Die bepalingen maken deel uit van de verwerkersovereenkomst die u bij uw registratie aanvaardt. Wij passen dezelfde waarborgen toe op de gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijke zijn.

Daarbovenop gelden de volgende maatregelen: opslag uitsluitend in de Europese Unie, geen lokale kopieën op een toestel buiten de Europese Economische Ruimte, toegang enkel via een beveiligde en gelogde verbinding, en de verbintenis om een bevel van een autoriteit buiten de Europese Unie aan te vechten en u daarvan op de hoogte te brengen voor zover de wet ons dat toelaat.

U kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via support@halingo.be.

Onze dienstverleners Google, Stripe en Twilio kunnen gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten. Dat gebeurt op grond van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 over het EU-US Data Privacy Framework en, waar dat besluit niet van toepassing is, op grond van de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming.

9. Cookies

Wij gebruiken geen analysecookies, geen marketingcookies en geen trackers van derden voor reclame. Wij meten onze bezoekersstatistieken niet met een derde partij. Daarom ziet u bij ons geen toestemmingsbanner.

Dit is alles wat op uw toestel wordt bewaard of gelezen:

Waarom wij hiervoor geen toestemming vragen: session_id en hs_last zijn noodzakelijk om het formulier te laten werken dat u zelf heeft geopend, frontend_lang bewaart de taal waarin u leest, en _GRECAPTCHA beveiligt datzelfde formulier en laadt alleen wanneer u het gebruikt. Voor die gevallen laat de wet uitdrukkelijk toe om geen toestemming te vragen. tz en presence.focus vallen niet onder die uitzondering: zij zijn artefacten van het platform en wij laten ze verwijderen in plaats van u er toestemming voor te vragen.

U kunt cookies altijd weigeren of verwijderen in de instellingen van uw browser. Weigert u session_id, dan werken onze formulieren niet.

Een uitgebreidere uitleg staat in ons cookiebeleid.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige toegang. Daartoe behoren:

• versleutelde verbindingen (TLS) naar de applicatie, de website en het helpcentrum;
• toegang uitsluitend voor medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun taak, met een persoonlijk account;
• een schriftelijke geheimhoudingsverbintenis voor iedereen die voor ons werkt, die blijft gelden na het einde van zijn functie;
• een lijst van de categorieën van personen die toegang hebben tot gezondheidsgegevens, met een nauwkeurige beschrijving van hun hoedanigheid, die wij ter beschikking houden van de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• back-ups van de gegevens, bewaard binnen de Europese Unie;
• logging van de toegang tot een patiëntendossier.

Geen enkele dienst kan absolute veiligheid garanderen. Merkt u iets op wat op een lek of een kwetsbaarheid wijst, meld het ons dan op support@halingo.be.

Stellen wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens vast, dan melden wij die binnen 72 uur na kennisname aan de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer de wet dat vereist, en aan u wanneer de inbreuk een hoog risico voor u inhoudt. Gaat het om gegevens waarvoor u de verwerkingsverantwoordelijke bent, dan brengen wij u binnen vierentwintig uur op de hoogte, zodat u zelf tijdig kunt melden.

11. Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

• Inzage. U kunt een kopie vragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Rectificatie. U kunt onjuiste gegevens laten verbeteren en onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Wissing. U kunt vragen om uw gegevens te wissen, tenzij wij ze nog moeten bewaren voor de uitvoering van de overeenkomst of op grond van de wet.
• Beperking. U kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl wij de juistheid van uw gegevens nagaan.
• Bezwaar. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten. Wij stoppen dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen.
• Overdraagbaarheid. U kunt de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gangbaar bestandsformaat ontvangen, of laten doorsturen naar een andere dienstverlener.
• Intrekking van toestemming. Waar wij uitzonderlijk op toestemming werken, kunt u die op elk moment intrekken. Dat raakt niet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
• Klacht. U kunt klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, zie punt 12.

Vraag uw recht aan via support@halingo.be. Wij antwoorden binnen één maand. Is uw vraag complex, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat binnen de eerste maand weten. Om te vermijden dat wij uw gegevens aan iemand anders geven, kunnen wij u vragen om uzelf te identificeren. Wij vragen daarvoor niet meer gegevens dan nodig.

Wij brengen u niets in rekening voor de uitoefening van uw rechten, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

Gaat uw vraag over gegevens van een patiënt in Halingo, dan moet u zich richten tot de logopedist die het dossier beheert. Wij zijn daar verwerker en mogen niet zelf op uw verzoek ingaan.

12. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten via support@halingo.be. U heeft daarnaast altijd het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt zich ook tot de rechter wenden.

13. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienst of de regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met een versienummer en een datum. Wijzigen wij iets wezenlijks, dan brengen wij onze klanten daarvan per e-mail op de hoogte voordat de wijziging ingaat.

14. Contact

Autopilot Pte. Ltd., 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre, Singapore 068914, Singapore
UEN 202011848W
support@halingo.be voor ondersteuning en voor alles wat met uw gegevens te maken heeft
info@halingo.be voor al het overige

Verwante documenten. Algemene voorwaarden · Verwerkersovereenkomst · Cookiebeleid