Auftragsverarbeitungsvertrag Halingo

Dies ist eine gekürzte deutsche Fassung. Der Vertrag wird auf Niederländisch oder auf Französisch geschlossen, nach Wahl des Kunden. Der vollständige niederländische Text ist die verbindliche Fassung und geht bei jeder Abweichung dieser Seite vor. Diese Seite besteht, damit Sie den Inhalt auf Deutsch lesen können, bevor Sie auf Niederländisch oder Französisch abschliessen.

Dieser Vertrag wird geschlossen zwischen Ihnen, der logopädischen Praxis, die sich bei Halingo registriert und als Verantwortliche handelt, und Autopilot Pte. Ltd., 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre, Singapore 068914, Singapur, UEN 202011848W, als Auftragsverarbeiterin. Sie nehmen ihn bei der Registrierung an. Er ist Bestandteil Ihres Vertrags und gilt ab dem ersten Tag Ihrer Testphase. Er erfüllt Artikel 28 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679.

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1. Gegenstand

Sie erfassen in Halingo personenbezogene Daten Ihrer Patienten und der Personen um sie herum. Für diese Daten sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter. Anlage I beschreibt die Verarbeitung, Anlage II die Sicherheitsmassnahmen und Anlage III unsere Unterauftragsverarbeiter. Für Daten über Sie als unseren Kunden sind wir selbst Verantwortlicher; dafür gilt unsere Datenschutzerklärung. Dieser Vertrag gilt, solange wir personenbezogene Daten für Sie verarbeiten, also für die Dauer Ihres Vertrags und danach, solange wir Ihre Daten in der Lesefassung nach Punkt 11 aufbewahren.

2. Verarbeitung nur auf Ihre Weisung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten ausschliesslich auf Ihre dokumentierte Weisung, auch was Übermittlungen in ein Drittland betrifft. Ihre Weisungen sind dieser Vertrag, die Funktionen von Halingo, wie sie unser Hilfecenter beschreibt, und jede weitere schriftliche Weisung an support@halingo.be. Wir verarbeiten die Daten nicht zu eigenen Zwecken und fertigen keine Kopie an, ausser für eine Sicherung oder soweit die Durchführung dieses Vertrags es erfordert. Halten wir eine Weisung für einen Verstoss gegen die Verordnung oder gegen belgisches Datenschutzrecht, teilen wir Ihnen das unverzüglich mit und dürfen die Ausführung aussetzen, bis Sie sie bestätigen oder ändern. Den Inhalt einer Patientenakte rufen wir nicht auf, ausser auf Ihre ausdrückliche Bitte oder Weisung, etwa um ein von Ihnen gemeldetes Problem zu untersuchen, oder wenn eine zwingende gesetzliche Pflicht es verlangt. Jeder Zugriff wird protokolliert und ist Ihnen auf Anfrage zugänglich.

3. Kundenbetreuung

Auch unsere Unterstützung ist eine Verarbeitung nach diesem Vertrag und ist in Anlage I beschrieben. Wir bitten Sie, keine Patientendaten mit einer Supportanfrage zu senden. Enthält ein Ticket, eine Beschreibung oder ein Anhang dennoch Patientendaten, verwenden wir sie ausschliesslich zur Beantwortung Ihrer Frage und handeln auch dabei als Ihr Auftragsverarbeiter. Wir löschen die Datei, sobald Ihre Frage beantwortet ist, spätestens binnen sieben Kalendertagen, vermerken die Löschung im Ticket und geben die Datei an niemanden ausserhalb des Supportteams weiter. Anhänge werden spätestens sechs Monate nach Abschluss des Tickets gelöscht, Tickets spätestens vierundzwanzig Monate danach. Geht es um eine grosse Datei, um eine vollständige Patientenakte oder um eine Sammelaufstellung, prüfen wir noch am selben Tag, ob eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt, und informieren Sie nach Punkt 8.

4. Verschwiegenheit der Personen mit Zugriff

Zugriff erhalten nur Personen, die die Daten für ihre Aufgabe benötigen, und nur auf das, was sie dafür brauchen. Jede dieser Personen ist durch eine schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung gebunden, die denselben Inhalt und dieselbe Dauer hat wie Ihr eigenes Berufsgeheimnis und die nach dem Ausscheiden fortgilt. Wir berufen uns auf kein eigenes Berufsgeheimnis; Ihre Pflicht nach Artikel 458 des Strafgesetzbuches bleibt Ihre. Nach Artikel 9 des Gesetzes vom 30. Juli 2018 bestimmen wir die Kategorien von Personen mit Zugriff auf Gesundheitsdaten mit genauer Beschreibung ihrer Eigenschaft und halten diese Liste aktuell und der Datenschutzbehörde sowie auf Anfrage Ihnen zur Verfügung.

5. Sicherheit

Wir treffen die technischen und organisatorischen Massnahmen, die Artikel 32 der Verordnung verlangt. Sie stehen in Anlage II. Wir dürfen sie ändern, sofern das Sicherheitsniveau dadurch nicht sinkt; Anlage II wird dann angepasst.

6. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen uns eine allgemeine schriftliche Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Die aktuelle Liste steht in Anlage III. Wir informieren Sie mindestens dreissig Kalendertage vor der Aufnahme oder dem Austausch per E-Mail. Sie können innerhalb dieser dreissig Tage aus einem begründeten, datenschutzbezogenen Grund schriftlich widersprechen. Finden wir binnen dreissig Tagen gemeinsam keine Lösung, können Sie Ihren Vertrag kostenfrei kündigen und behalten alle Rechte aus Punkt 11. Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu denselben Pflichten und haften Ihnen gegenüber weiterhin in vollem Umfang für deren Einhaltung.

7. Unterstützung bei den Betroffenenrechten

Wir unterstützen Sie bei der Wahrnehmung der Rechte Ihrer Patienten und der übrigen betroffenen Personen und stellen Ihnen binnen fünf Werktagen die Daten und die technischen Mittel bereit, die Sie dafür benötigen. Erreicht uns eine Anfrage einer betroffenen Person unmittelbar, beantworten wir sie nicht selbst: Wir verweisen die Person an Sie und informieren Sie unverzüglich.

8. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Wir benachrichtigen Sie über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ohne unangemessene Verzögerung und in jedem Fall binnen vierundzwanzig Stunden nach Kenntnisnahme, per E-Mail und, wenn Sie uns eine Telefonnummer gegeben haben, auch telefonisch. Die Meldung nennt die Art der Verletzung, die betroffenen Kategorien und die geschätzte Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen und vorgeschlagenen Massnahmen und unsere Kontaktperson. Ist nicht alles bekannt, melden wir, was wir wissen, und ergänzen es, sobald wir mehr wissen. Wir melden nicht selbst an die Aufsichtsbehörde und benachrichtigen die betroffenen Personen nicht selbst, ausser Sie weisen uns schriftlich dazu an, und wir geben Ihnen alles, was Sie brauchen, um die Artikel 33 und 34 fristgerecht zu erfüllen.

9. Unterstützung bei den Artikeln 32 bis 36

Wir unterstützen Sie bei der Einhaltung der Artikel 32 bis 36 der Verordnung, insbesondere bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und bei einer vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde, und stellen die nötigen Informationen binnen zehn Werktagen bereit, einschliesslich der Beschreibung der Massnahmen in Anlage II.

10. Informationen und Überprüfungen

Wir stellen alle Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags erforderlich sind. Wir ermöglichen Überprüfungen durch Sie oder durch einen von Ihnen beauftragten Prüfer, der nicht mit uns im Wettbewerb steht, nach schriftlicher Ankündigung von mindestens dreissig Kalendertagen, nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder auf Verlangen einer Aufsichtsbehörde von fünf Werktagen. Eine Überprüfung findet höchstens einmal je Kalenderjahr während der Bürozeiten statt und stört den Dienst so wenig wie möglich. Wir dürfen stattdessen einen aktuellen Bericht eines unabhängigen Prüfers oder eine gültige Zertifizierung vorlegen; genügt das Ihren Fragen nicht, bleibt Ihr Recht auf eine Prüfung vor Ort bestehen. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten, es sei denn, die Prüfung deckt einen schweren Verstoss auf unserer Seite auf; dann tragen wir Ihre angemessenen Kosten.

11. Was am Ende mit den Daten geschieht

Wir sagen es, wie es ist: Halingo hat heute keine Exportfunktion. Sie können Ihren Datenbestand nicht in einem Zug ausleiten. Sie können Ihren Kalender über einen Link auf einem anderen Gerät anzeigen lassen, und Sie können jede Patientenakte, jeden Bericht, jede Rechnung, jede Bescheinigung und jede Sammelaufstellung einzeln öffnen, ausdrucken oder als PDF speichern.

Genau deshalb löschen wir Ihre Daten nicht, wenn Ihr Vertrag endet. Sie behalten mit Ihren bestehenden Zugangsdaten kostenfrei Zugang zu einer Lesefassung Ihrer eigenen Daten in Halingo: Sie können alles einsehen, öffnen und ausdrucken, aber nichts mehr hinzufügen oder ändern. Das ist eine Verpflichtung unsererseits und kein Entgegenkommen, und wir halten die Lesefassung bereit, solange wir Halingo anbieten.

Die Wahl zwischen Aufbewahren, Zurückgeben und Löschen liegt bei Ihnen, wie Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g es vorschreibt. Tun Sie nichts, bewahren wir die Daten wie beschrieben auf, weil Sie als Gesundheitsdienstleister Ihre Patientenakten weiterhin einsehen können müssen. Bitten Sie uns um Löschung, stellen wir Ihnen die Daten zuvor kostenfrei und binnen dreissig Kalendertagen in lesbarer Form zur Verfügung und löschen nichts, bevor das geschehen ist. Danach löschen wir alle personenbezogenen Daten, auch aus den Sicherungen, mit Ausnahme dessen, was wir gesetzlich aufbewahren müssen, und bestätigen die Löschung schriftlich. Stellen wir Halingo ein, informieren wir Sie mindestens sechs Monate im Voraus und stellen Ihre Daten vor jeder Löschung kostenfrei in lesbarer Form bereit. Dieser Vertrag gilt fort, solange wir die Daten noch bei uns halten.

Sie bleiben als Gesundheitsdienstleister selbst dafür verantwortlich, Ihre Patientenakten mindestens dreissig Jahre ab dem letzten Patientenkontakt aufzubewahren, nach den Artikeln 33 bis 35 des Gesetzes vom 22. April 2019. Die Lesefassung bei uns ist keine gesetzliche Aufbewahrung und befreit Sie nicht von dieser Pflicht.

12. Übermittlung ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die personenbezogenen Daten liegen bei den Unterauftragsverarbeitern der Anlage III, ausschliesslich in der Europäischen Union. Wir bewahren keine Kopien ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums auf. Unsere Mitarbeitenden in Singapur haben Zugriff auf diese Daten, um Halingo zu betreiben, zu unterstützen und abzusichern; dieser Zugriff ist eine Übermittlung nach Kapitel V der Verordnung.

Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standarddatenschutzklauseln, die die Europäische Kommission mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 vom 4. Juni 2021 erlassen hat, Modul zwei, Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter. Mit der Annahme dieses Vertrags schliessen Sie diese Klauseln mit uns: Sie handeln als Datenexporteur und wir als Datenimporteur. Die Anlagen I, II und III zu diesem Vertrag gelten als Anhänge I, II und III zu den Klauseln. Der vollständige Text ist auf einfache Anfrage über support@halingo.be erhältlich. Bei Widerspruch zwischen den Klauseln und diesem Vertrag gehen die Klauseln vor. Wir haben die Risiken der Übermittlung bewertet und stellen diese Bewertung auf Anfrage bereit. Erhalten wir von einer Behörde ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ein Ersuchen oder eine Anordnung, Ihre personenbezogenen Daten herauszugeben, teilen wir Ihnen das unverzüglich mit, fechten das Ersuchen mit allen verfügbaren Rechtsmitteln an und geben nicht mehr Daten heraus als unbedingt nötig. Dürfen wir Sie gesetzlich nicht informieren, bemühen wir uns, dieses Hindernis zu beseitigen, und informieren Sie, sobald wir dürfen.

13. Die Nationalregisternummer

Wir verarbeiten die Identifikationsnummer der sozialen Sicherheit (die NISS- oder Nationalregisternummer) ausschliesslich als Auftragsverarbeiter, auf Ihre Weisung und im Rahmen der Ermächtigung, über die Sie als Gesundheitsdienstleister verfügen. Wir nutzen sie nicht zu eigenen Zwecken, nicht als Suchschlüssel oder Identifikator in unseren eigenen Systemen, und wir verarbeiten sie nicht im Supportkanal.

14. Haftung und Rangfolge

Jede Partei haftet nach Artikel 82 der Verordnung. Die Begrenzung in Punkt 10 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gilt nicht für die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach diesem Artikel 82. Bei Widerspruch gilt diese Rangfolge: zuerst die Standarddatenschutzklauseln nach Punkt 12, dann dieser Vertrag, dann die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

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Anlage I. Beschreibung der Verarbeitung

Parteien. Verantwortlicher: der Kunde, eine in Belgien niedergelassene logopädische Praxis. Auftragsverarbeiter: Autopilot Pte. Ltd., Singapur.

Gegenstand. Die Bereitstellung von Halingo, einer Webanwendung zur Führung einer logopädischen Praxis, und die zugehörige Unterstützung.

Art und Zweck. Das Speichern, Aufrufen, Ändern, Strukturieren, Anzeigen, Ausdrucken und Versenden der vom Kunden erfassten Daten, soweit die Funktionen von Halingo das beinhalten: die Patientenakte, der Kalender, Behandlungspläne und Berichte, die Rechnungsstellung, die Bescheinigungen über erbrachte Leistungen, die Sammelaufstellungen der Drittzahlerregelung und die E-Mail, die der Kunde aus Halingo an einen Patienten sendet. Ausserdem: die Beantwortung von Supportanfragen, das Erstellen von Sicherungen, die Absicherung des Dienstes und die Untersuchung gemeldeter Probleme.

Kategorien betroffener Personen. Patienten des Kunden; deren gesetzliche Vertreter, Kontakt- und Vertrauenspersonen; deren verschreibende Ärzte und weitere Gesundheitsdienstleister; deren Schulen, Lehrkräfte und Betreuungskoordinatoren; sowie der Kunde und seine Nutzer, soweit ihre Daten in einer Patientenakte vorkommen.

Kategorien personenbezogener Daten. Identität: Vor- und Nachname, Foto, Status der Akte, freie Schlagwörter. Verwaltung: NISS-Nummer, Krankenkasse, CG1- oder CG2-Code, Drittzahlerregelung. Umfeld: Kontaktperson, Schule und Lehrkraft, Betreuungskoordinator, verschreibender Arzt. Finanzen: Rechnungen, Bescheinigungen und ihre Nummern, Nomenklaturcodes, Sammelaufstellungen, Verwaltungskosten, E-Mail-Adresse des Patienten oder seines Vertreters. Kommunikation: das E-Mail-Protokoll je Patient mit Status, Art, Empfängeradresse und Zeitpunkt.

Besondere Kategorien (Artikel 9). Gesundheitsdaten: das logopädische Problem, die Art der Erstattung, das Anfangs- und die Verlaufsbilanzen, der Behandlungsplan mit den Zielen, Berichte und hochgeladene Dokumente einschliesslich der ärztlichen Verordnung, Zahl und Verlauf der Sitzungen sowie die Nomenklaturcodes, die auf eine Pathologie verweisen.

Garantien für diese besonderen Kategorien. Die Massnahmen der Anlage II, die Verschwiegenheitsverpflichtung nach Punkt 4, die dort genannte Liste und die Protokollierung jedes Zugriffs auf eine Patientenakte.

Häufigkeit. Fortlaufend, solange der Kunde Halingo nutzt, und danach in der Lesefassung nach Punkt 11.

Dauer. Die Laufzeit des Vertrags des Kunden und danach, solange die Daten nach Punkt 11 aufbewahrt werden.

Kundenbetreuung als eigene Verarbeitungstätigkeit. Autopilot verarbeitet personenbezogene Daten, die der Kunde in einem Supportticket oder in einer E-Mail an support@halingo.be mitteilt, Anhänge eingeschlossen, ausschliesslich zur Beantwortung der Frage des Kunden. Punkt 3 regelt diese Verarbeitung, einschliesslich der Löschung binnen sieben Kalendertagen, der Anhänge nach sechs Monaten und der Tickets nach vierundzwanzig Monaten.

Übermittlung an Dritte auf Weisung des Kunden. Aktiviert der Kunde die Verbindung mit der Terminplattform Rosa, tauschen Halingo und Rosa Termindaten in beide Richtungen aus. Der Kunde meldet sich selbst bei Rosa an und stellt die Verbindung mit einem Token aus seinem eigenen Rosa-Profil her. Dieser Austausch erfolgt auf Weisung des Kunden und im Rahmen des Vertrags, den der Kunde selbst mit Rosa ASBL geschlossen hat.

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Anlage II. Technische und organisatorische Massnahmen

Dies sind die heute geltenden Massnahmen.

Verschlüsselung während der Übertragung. Alle Verbindungen zu app.halingo.be, zu unserer Website und zum Hilfecenter laufen über TLS. Das Hilfecenter sendet zusätzlich einen HSTS-Header mit einer Gültigkeit von einem Jahr, Subdomains eingeschlossen.

Zugriffsverwaltung. Zugriff nur für Personen, die die Daten für ihre Aufgabe benötigen, mit persönlichem Konto und persönlichem Passwort. Innerhalb der Praxis verwaltet der Kunde selbst, wer Zugriff auf welche Akte hat; eine Praxisverwaltung hat Zugriff auf alle Akten dieser Praxis. Eine Akte kann nicht mit einer Therapeutin einer anderen Praxis geteilt werden.

Verschwiegenheit. Eine schriftliche Verschwiegenheitsverpflichtung für jede Person, die für Autopilot arbeitet, mit demselben Inhalt und derselben Dauer wie das Berufsgeheimnis des Kunden, die nach dem Ausscheiden fortgilt. Die in Punkt 4 genannte Liste der Kategorien von Personen mit Zugriff auf Gesundheitsdaten.

Protokollierung. Jeder Zugriff von Autopilot auf den Inhalt einer Patientenakte wird protokolliert und ist dem Kunden auf Anfrage zugänglich. Die Anwendung protokolliert Anmeldungen und Handlungen zur Absicherung und zur Fehlersuche.

Absicherung der öffentlichen Formulare. Das Kontaktformular und das Ticketformular sind durch die Spamabwehr reCAPTCHA von Google geschützt, die erst lädt, wenn die Besucherin das Formular auszufüllen beginnt, und durch ein verstecktes Feld gegen automatisierte Einsendungen. Anhänge zu einem Ticket werden auf Art und Grösse geprüft.

Begrenzung der Daten im Supportkanal. Der Hinweis auf dem Formular, die Anweisung an die Supportmitarbeitenden, einen Anhang mit Patientendaten binnen sieben Kalendertagen zu löschen und die Löschung im Ticket zu vermerken, und die geplante Aufgabe, die Anhänge nach sechs Monaten und Tickets nach vierundzwanzig Monaten automatisch löscht.

Hosting in der Europäischen Union. Die Anwendung und die vom Kunden erfassten Daten liegen bei Scaleway SAS in Frankreich. Die Website und das Hilfecenter liegen bei Odoo SA in der Europäischen Union. Ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums werden keine lokalen Kopien auf einem Gerät aufbewahrt.

Sicherungen. Von den Daten werden Sicherungen erstellt, und diese werden in der Europäischen Union aufbewahrt, bei den Unterauftragsverarbeitern der Anlage III.

Überprüfung. Diese Anlage wird mindestens jährlich überprüft, und jedes Mal, wenn sich ein Unterauftragsverarbeiter, eine Aufbewahrungsdauer oder eine Funktion der Anwendung ändert.

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Anlage III. Unterauftragsverarbeiter

Rosa ASBL ist kein Unterauftragsverarbeiter von Autopilot. Aktiviert der Kunde die Verbindung mit Rosa, handelt Rosa im Rahmen des Vertrags, den der Kunde selbst mit Rosa geschlossen hat.

Die geltende Fassung dieser Liste steht auf dieser Seite. Änderungen werden nach Punkt 6 angekündigt.

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