Verwerkersovereenkomst Halingo

Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen:

de Klant, de logopedische praktijk die zich op Halingo registreert, hierna "u" of "de verwerkingsverantwoordelijke",

en

Autopilot Pte. Ltd., 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre, Singapore 068914, Singapore, UEN 202011848W, hierna "Autopilot", "wij" of "de verwerker".

U aanvaardt deze overeenkomst bij uw registratie. Zij maakt integraal deel uit van uw contract en is van toepassing vanaf de eerste dag van uw proefperiode.

Zij voldoet aan artikel 28, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 (hierna "de Verordening").

---

Artikel 1. Waarover deze overeenkomst gaat

1.1. U voert in Halingo persoonsgegevens in over uw patiënten en hun omgeving. Voor die gegevens bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker.

1.2. Deze overeenkomst regelt hoe wij die gegevens verwerken. Bijlage I beschrijft de verwerking, bijlage II de beveiligingsmaatregelen en bijlage III onze subverwerkers.

1.3. Voor de gegevens die over u als klant van Autopilot gaan, zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Die verwerking valt niet onder deze overeenkomst maar onder onze privacyverklaring.

1.4. Deze overeenkomst geldt zolang wij persoonsgegevens voor u verwerken. Dat is zolang uw contract loopt en, daarna, zolang wij uw gegevens in de leesversie bewaren overeenkomstig artikel 11.

Artikel 2. Verwerking uitsluitend op uw instructie

2.1. Wij verwerken de persoonsgegevens uitsluitend op uw gedocumenteerde instructie, ook wat betreft doorgiften naar een derde land of een internationale organisatie.

2.2. Uw instructies bestaan uit: deze verwerkersovereenkomst, de functies van Halingo zoals beschreven in ons helpcentrum, en elke bijkomende schriftelijke instructie die u ons geeft via support@halingo.be.

2.3. Wij verwerken de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden. Wij maken er geen kopie van, behalve voor een back-up of wanneer dat nodig is om deze overeenkomst uit te voeren.

2.4. Menen wij dat een instructie in strijd is met de Verordening of met een andere gegevensbeschermingsbepaling van de Unie of van België, dan stellen wij u daarvan onverwijld in kennis en mogen wij de uitvoering van die instructie opschorten tot u ze bevestigt of aanpast.

2.5. Wij raadplegen de inhoud van een patiëntendossier niet, behalve op uw uitdrukkelijke vraag of instructie, bijvoorbeeld om een door u gemeld probleem te onderzoeken, of wanneer een dwingende wettelijke verplichting dat oplegt. Elke raadpleging wordt gelogd en is op uw verzoek raadpleegbaar.

Artikel 3. Klantenondersteuning

3.1. Ook onze ondersteuning is een verwerking die onder deze overeenkomst valt, en zij staat als zodanig beschreven in bijlage I.

3.2. Wij vragen u geen patiëntgegevens mee te sturen met een supportvraag. Bevat een ticket, een omschrijving of een bijlage toch persoonsgegevens van patiënten, dan verwerken wij die uitsluitend om uw vraag te beantwoorden, en handelen wij ook daarvoor als uw verwerker.

3.3. Wij verwijderen het bestand zodra uw vraag beantwoord is en in elk geval binnen zeven kalenderdagen, noteren de verwijdering in het ticket, en delen het bestand met niemand buiten het supportteam. Bijlagen worden in elk geval uiterlijk zes maanden na de afsluiting van het ticket verwijderd, tickets uiterlijk vierentwintig maanden na de afsluiting.

3.4. Gaat het om een groot bestand, om een volledig patiëntendossier of om een verzamelstaat, dan beoordelen wij dezelfde dag of er sprake is van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, en brengen wij u op de hoogte overeenkomstig artikel 8.

Artikel 4. Geheimhouding van de personen die toegang hebben

4.1. Wij verlenen enkel toegang aan personen die de gegevens nodig hebben voor hun taak, en enkel tot wat zij daarvoor nodig hebben.

4.2. Elk van die personen is gebonden door een schriftelijke geheimhoudingsverbintenis die dezelfde inhoud en dezelfde duur heeft als uw eigen beroepsgeheim, en die blijft gelden na het einde van zijn functie.

4.3. Wij beroepen ons niet op een eigen beroepsgeheim. Uw beroepsgeheim onder artikel 458 van het Strafwetboek blijft het uwe, en onze toegang ontslaat u daar niet van.

4.4. Overeenkomstig artikel 9 van de wet van 30 juli 2018 wijzen wij de categorieën van personen aan die toegang hebben tot gezondheidsgegevens, met een nauwkeurige beschrijving van hun hoedanigheid. Wij houden die lijst actueel en ter beschikking van de Gegevensbeschermingsautoriteit en, op verzoek, van u.

Artikel 5. Beveiliging

5.1. Wij nemen de technische en organisatorische maatregelen die artikel 32 van de Verordening vereist. Zij staan beschreven in bijlage II.

5.2. Wij kunnen die maatregelen wijzigen, op voorwaarde dat het beveiligingsniveau daardoor niet daalt. Bijlage II wordt dan bijgewerkt.

Artikel 6. Subverwerkers

6.1. U geeft ons een algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in bijlage III bij deze overeenkomst.

6.2. Wij brengen u ten minste dertig kalenderdagen vóór de toevoeging of de vervanging van een subverwerker per e-mail op de hoogte.

6.3. U kunt zich binnen die dertig dagen schriftelijk verzetten, om een gegronde reden die met de gegevensbescherming verband houdt. Verzet u zich, dan zoeken wij samen een oplossing. Komt er binnen dertig dagen geen oplossing, dan kunt u uw contract kosteloos opzeggen, met behoud van al uw rechten onder artikel 11.

6.4. Wij leggen elke subverwerker bij overeenkomst dezelfde verplichtingen op als die in deze overeenkomst, en wij blijven tegenover u volledig aansprakelijk voor de naleving ervan.

Artikel 7. Bijstand bij de rechten van betrokkenen

7.1. Wij helpen u bij de uitoefening van de rechten van uw patiënten en van de andere betrokkenen. Wij bezorgen u binnen vijf werkdagen de gegevens en de technische middelen die u daarvoor nodig heeft.

7.2. Ontvangen wij rechtstreeks een verzoek van een betrokkene, dan antwoorden wij daar niet zelf op. Wij verwijzen de betrokkene naar u door en brengen u onverwijld op de hoogte.

Artikel 8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

8.1. Wij stellen u in kennis van elke inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen vierentwintig uur nadat wij er kennis van hebben gekregen, per e-mail en, indien u ons een telefoonnummer heeft bezorgd, ook telefonisch.

8.2. De kennisgeving vermeldt de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en registraties, de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en voorgestelde maatregelen, en onze contactpersoon. Zijn niet alle gegevens beschikbaar, dan melden wij wat wij weten en vullen wij aan zodra wij meer weten.

8.3. Wij melden niet zelf aan de toezichthoudende autoriteit en communiceren niet zelf met de betrokkenen, tenzij u ons daartoe schriftelijk opdracht geeft. Wij bezorgen u alle informatie die u nodig heeft om uw verplichtingen onder de artikelen 33 en 34 van de Verordening binnen de wettelijke termijn na te komen.

Artikel 9. Bijstand bij de artikelen 32 tot 36 van de Verordening

9.1. Wij helpen u bij de naleving van de artikelen 32 tot 36 van de Verordening, in het bijzonder bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit.

9.2. Wij stellen u daartoe binnen tien werkdagen de nodige informatie ter beschikking, waaronder de beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen in bijlage II.

Artikel 10. Informatie en audits

10.1. Wij stellen u alle informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen.

10.2. Wij laten audits en inspecties toe door u of door een auditor die u aanstelt en die niet met ons concurreert. U kondigt een audit ten minste dertig kalenderdagen vooraf schriftelijk aan, behalve na een inbreuk in verband met persoonsgegevens of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit, in welk geval een aankondiging van vijf werkdagen volstaat.

10.3. Een audit vindt ten hoogste één keer per kalenderjaar plaats, tijdens de kantooruren, en verstoort de dienstverlening zo weinig mogelijk.

10.4. Wij mogen een recent rapport van een onafhankelijke auditor of een geldige certificering voorleggen. Volstaat dat rapport niet om uw vragen te beantwoorden, dan behoudt u uw recht op een audit ter plaatse.

10.5. Elke partij draagt haar eigen kosten, tenzij de audit een ernstige tekortkoming van onze kant aan het licht brengt, in welk geval wij uw redelijke kosten dragen.

Artikel 11. Wat er met de gegevens gebeurt op het einde

11.1. Wij zeggen het zoals het is. Halingo heeft vandaag geen exportfunctie. U kunt uw gegevensbestand niet in één keer uitvoeren naar een eigen bestand. U kunt uw agenda via een link op een ander toestel laten weergeven, en u kunt elk dossier, elk verslag, elke factuur, elk getuigschrift en elke verzamelstaat afzonderlijk openen, afdrukken of als pdf bewaren.

11.2. Daarom verwijderen wij uw gegevens niet wanneer uw contract eindigt. U behoudt met uw bestaande inloggegevens kosteloos toegang tot de leesversie van uw eigen gegevens in Halingo: u kunt alles raadplegen, openen en afdrukken, maar niets meer toevoegen of wijzigen. Dat is een verbintenis van onze kant en geen gunst, en wij houden die leesversie beschikbaar zolang wij Halingo aanbieden.

11.3. De keuze tussen bewaren, teruggeven en wissen is de uwe, zoals artikel 28, lid 3, g), van de Verordening voorschrijft. Doet u niets, dan bewaren wij de gegevens zoals in 11.2 beschreven, omdat u als zorgverlener uw patiëntendossier wettelijk moet kunnen blijven raadplegen.

11.4. Vraagt u ons uw gegevens te wissen, dan stellen wij ze eerst, kosteloos en binnen dertig kalenderdagen, in een leesbare vorm ter beschikking. Wij wissen niets voordat wij dat gedaan hebben. Daarna wissen wij alle persoonsgegevens, ook uit de back-ups, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren, en bevestigen wij de verwijdering schriftelijk.

11.5. Beslissen wij Halingo stop te zetten, dan brengen wij u daarvan ten minste zes maanden vooraf op de hoogte en stellen wij, vóór enige verwijdering en kosteloos, uw gegevens in een leesbare vorm ter beschikking.

11.6. Deze overeenkomst blijft in elk van deze gevallen gelden zolang wij de gegevens nog onder ons houden.

11.7. U blijft als zorgverlener zelf verantwoordelijk voor de bewaring van uw patiëntendossiers gedurende ten minste dertig jaar te rekenen vanaf het laatste contact met de patiënt, zoals de artikelen 33 tot 35 van de wet van 22 april 2019 bepalen. De leesversie bij ons is geen wettelijke bewaring en ontslaat u niet van die verplichting.

Artikel 12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

12.1. De persoonsgegevens worden opgeslagen bij de subverwerkers in bijlage III, uitsluitend in de Europese Unie. Wij bewaren geen kopieën buiten de Europese Economische Ruimte.

12.2. Onze medewerkers in Singapore hebben toegang tot die gegevens voor het beheer, de ondersteuning en de beveiliging van Halingo. Die toegang vormt een doorgifte in de zin van hoofdstuk V van de Verordening.

12.3. Die doorgifte gebeurt op grond van de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die de Europese Commissie heeft vastgesteld bij Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van 4 juni 2021, module twee, van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker. Door deze verwerkersovereenkomst te aanvaarden, sluit u die standaardbepalingen met ons: u treedt op als gegevensexporteur en wij als gegevensimporteur. De bijlagen I, II en III bij deze overeenkomst gelden als de bijlagen I, II en III bij de standaardbepalingen. De volledige tekst van de standaardbepalingen is op eenvoudig verzoek verkrijgbaar via support@halingo.be.

12.4. Bij tegenstrijdigheid tussen de standaardbepalingen en deze overeenkomst hebben de standaardbepalingen voorrang.

12.5. Wij hebben de risico’s van die doorgifte beoordeeld en bezorgen die beoordeling op uw verzoek.

12.6. Ontvangen wij van een autoriteit buiten de Europese Economische Ruimte een verzoek of een bevel om uw persoonsgegevens over te maken, dan stellen wij u daarvan onverwijld in kennis, vechten wij het verzoek of het bevel aan met alle beschikbare rechtsmiddelen, en maken wij niet meer gegevens over dan strikt noodzakelijk. Mogen wij u wettelijk niet inlichten, dan spannen wij ons in om die belemmering te doen opheffen en lichten wij u in zodra wij dat mogen.

Artikel 13. Het rijksregisternummer

13.1. Wij verwerken het identificatienummer van de sociale zekerheid (het INSZ- of rijksregisternummer) uitsluitend als verwerker, op uw instructie en binnen de machtiging waarover u als zorgverlener beschikt.

13.2. Wij gebruiken dat nummer niet voor eigen doeleinden, niet als zoeksleutel of identificator in onze eigen systemen, en wij verwerken het niet in het supportkanaal.

Artikel 14. Aansprakelijkheid en rangorde

14.1. Elke partij is aansprakelijk overeenkomstig artikel 82 van de Verordening. De beperking in artikel 17 van de Algemene voorwaarden geldt niet voor de aansprakelijkheid tegenover betrokkenen op grond van dat artikel 82.

14.2. Bij tegenstrijdigheid geldt deze rangorde: eerst de standaardbepalingen bedoeld in artikel 12.3, dan deze verwerkersovereenkomst, dan de Algemene voorwaarden.

---

Bijlage I. Beschrijving van de verwerking

Partijen. Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant, een logopedische praktijk gevestigd in België. Verwerker: Autopilot Pte. Ltd., Singapore.

Onderwerp. Het ter beschikking stellen van Halingo, een webapplicatie voor het beheer van een logopedische praktijk, en de bijbehorende ondersteuning.

Aard en doel van de verwerking. Het opslaan, raadplegen, wijzigen, structureren, weergeven, afdrukken en verzenden van de gegevens die de Klant invoert, voor zover de functies van Halingo dat inhouden: het patiëntendossier, de agenda, de therapieplannen en verslagen, de facturatie, de getuigschriften voor verstrekte hulp, de verzamelstaten derdebetaler, en de e-mail die de Klant vanuit Halingo naar een patiënt verstuurt. Daarnaast: het beantwoorden van supportvragen, het maken van back-ups, het beveiligen van de dienst en het onderzoeken van gemelde problemen.

Categorieën van betrokkenen.

1. Patiënten van de Klant.
2. Wettelijke vertegenwoordigers, contactpersonen en vertrouwenspersonen van die patiënten.
3. Voorschrijvende artsen en andere zorgverleners van die patiënten.
4. Scholen, leerkrachten en zorgcoördinatoren van die patiënten.
5. De Klant zelf en zijn Gebruikers, voor zover hun gegevens in het dossier van een patiënt voorkomen.

Categorieën van persoonsgegevens.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 van de Verordening). Gegevens over de gezondheid: het logopedische probleem, het type terugbetaling, het aanvangsbilan en de evolutiebilans, het therapieplan met de doelstellingen, de verslagen en de geüploade documenten waaronder het voorschrift van de arts, het aantal en het verloop van de sessies, en de nomenclatuurcodes die naar een pathologie verwijzen.

Toegepaste beperkingen of waarborgen voor die bijzondere categorieën. De maatregelen in bijlage II, de geheimhoudingsverbintenis in artikel 4, de lijst bedoeld in artikel 4.4, en de logging van elke raadpleging van een patiëntendossier.

Frequentie van de verwerking. Doorlopend, zolang de Klant Halingo gebruikt, en daarna in de leesversie zoals bepaald in artikel 11.

Duur. De duur van het contract van de Klant, en daarna zolang de gegevens overeenkomstig artikel 11 bewaard blijven.

Klantenondersteuning als afzonderlijke verwerkingsactiviteit. Autopilot verwerkt persoonsgegevens die de Klant in een supportticket of in een e-mail aan support@halingo.be meedeelt, met inbegrip van bijlagen, uitsluitend om de vraag van de Klant te beantwoorden. Artikel 3 van deze overeenkomst regelt die verwerking, met inbegrip van de verwijdering binnen zeven kalenderdagen, de bijlagen na zes maanden en de tickets na vierentwintig maanden.

Doorgifte aan derden op instructie van de Klant. Schakelt de Klant de koppeling met het afsprakenplatform Rosa in, dan wisselen Halingo en Rosa afspraakgegevens uit in twee richtingen. De Klant meldt zich zelf aan op Rosa en maakt de koppeling met een token uit zijn eigen Rosa-profiel. Die uitwisseling gebeurt op instructie van de Klant en binnen het contract dat de Klant zelf met Rosa ASBL heeft gesloten.

---

Bijlage II. Technische en organisatorische maatregelen

Dit zijn de maatregelen die vandaag in voege zijn.

Versleuteling in transport. Alle verbindingen naar app.halingo.be, www.halingo.be en support.halingo.be verlopen over TLS. Het helpcentrum stuurt bovendien een HSTS-header met een geldigheidsduur van één jaar, met inbegrip van de subdomeinen.

Toegangsbeheer. Toegang uitsluitend voor personen die de gegevens nodig hebben voor hun taak, met een persoonlijk account en een persoonlijk wachtwoord. Binnen de praktijk beheert de Klant zelf wie toegang heeft tot welk dossier; een beheerder van de praktijk heeft toegang tot alle dossiers van die praktijk. Een dossier kan niet worden gedeeld met een therapeut van een andere praktijk.

Geheimhouding. Een schriftelijke geheimhoudingsverbintenis voor iedereen die voor Autopilot werkt, met dezelfde inhoud en duur als het beroepsgeheim van de Klant, die blijft gelden na het einde van de functie. De lijst van categorieën van personen met toegang tot gezondheidsgegevens bedoeld in artikel 4.4.

Logging. Elke raadpleging door Autopilot van de inhoud van een patiëntendossier wordt gelogd en is op verzoek van de Klant raadpleegbaar. De applicatie logt aanmeldingen en handelingen voor beveiliging en foutopsporing.

Beveiliging van de publieke formulieren. Het contactformulier en het ticketformulier zijn beveiligd met de spambeveiliging reCAPTCHA van Google, die pas laadt wanneer de bezoeker het formulier begint in te vullen, en met een verborgen veld tegen geautomatiseerde inzendingen. De bijlagen bij een ticket worden op type en omvang gecontroleerd.

Beperking van de gegevens in het supportkanaal. De waarschuwing op het formulier, de instructie aan de supportmedewerkers om een bijlage met patiëntgegevens binnen zeven kalenderdagen te verwijderen en die verwijdering in het ticket te noteren, en de geplande opdracht die bijlagen na zes maanden en tickets na vierentwintig maanden automatisch verwijdert.

Hosting binnen de Europese Unie. De applicatie en de gegevens die de Klant invoert, staan bij Scaleway SAS in Frankrijk. De website en het helpcentrum staan bij Odoo SA in de Europese Unie. Er worden geen lokale kopieën bewaard op een toestel buiten de Europese Economische Ruimte.

Back-ups. Er worden back-ups gemaakt van de gegevens, en die worden binnen de Europese Unie bewaard, bij de subverwerkers in bijlage III.

Herziening. Deze bijlage wordt ten minste jaarlijks nagekeken, en telkens wanneer een subverwerker, een bewaartermijn of een functie van de applicatie verandert.

---

Bijlage III. Subverwerkers

Rosa ASBL is geen subverwerker van Autopilot. Schakelt de Klant de koppeling met Rosa in, dan treedt Rosa op binnen het contract dat de Klant zelf met Rosa heeft gesloten.

De actuele versie van deze lijst staat op deze pagina. Wijzigingen worden aangekondigd overeenkomstig artikel 6.

Verwante documenten. Algemene voorwaarden · Privacyverklaring · Cookiebeleid