Informations légales
Déclaration de confidentialité Halingo
Version 3.0. En vigueur à partir du 27 septembre 2026. Cette version remplace la déclaration de confidentialité précédente.
Cette déclaration explique quelles données à caractère personnel nous traitons, pourquoi, sur quelle base juridique, combien de temps nous les conservons, qui les reçoit et quels sont vos droits. Elle est écrite pour être lue.
1. Objet de cette déclaration
Cette déclaration s’applique :
- au site www.halingo.be ;
- à l’application web Halingo sur app.halingo.be ;
- au centre d’aide et au formulaire de ticket sur support.halingo.be ;
- aux adresses support@halingo.be et info@halingo.be.
Elle ne s’applique pas aux sites de tiers vers lesquels nous renvoyons.
2. Qui est responsable
Le responsable du traitement est :
Autopilot Pte. Ltd.
160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre
Singapore 068914, Singapour
Numéro d’entreprise à Singapour (UEN) : 202011848W
support@halingo.be pour l’assistance, info@halingo.be pour tout le reste
Halingo est un nom de produit d’Autopilot Pte. Ltd. et n’est pas une personne morale. Votre contrat et vos données relèvent d’Autopilot Pte. Ltd.
Établissement. Nous n’avons pas d’établissement en Belgique ni dans l’Union européenne. Tout ce qui touche à vos données peut nous être demandé directement à support@halingo.be. Nous répondons en néerlandais, en français, en anglais ou en allemand.
Représentant dans l’Union. Nous n’avons pas désigné de représentant dans l’Union européenne au sens de l’article 27 du Règlement général sur la protection des données. Nous préférons le dire plutôt que de le taire. Vous ne perdez de ce fait aucun droit : vous pouvez vous adresser directement à nous, et vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données, voir le point 12.
Délégué à la protection des données. Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données. Pour toute question relative à cette déclaration, écrivez à support@halingo.be.
3. Nos deux rôles
Nous avons deux rôles distincts, et vos droits diffèrent selon le rôle.
Nous sommes responsable du traitement pour les données qui vous concernent en tant que client ou visiteur : votre inscription, votre abonnement, vos factures, votre utilisation du site et du centre d’aide, et vos échanges avec notre assistance.
Nous sommes sous-traitant pour les données que vous encodez dans Halingo au sujet de vos patients. Vous en êtes alors le responsable du traitement. Nous traitons ces données uniquement selon vos instructions, telles que fixées dans le contrat de sous-traitance que vous acceptez lors de votre inscription et qui fait partie de votre contrat.
Un patient qui a une question sur son dossier s’adresse à son logopède et non à nous. Si un patient nous contacte malgré tout, nous le renvoyons vers son logopède et nous informons celui-ci.
Votre secret professionnel reste le vôtre. Le fait que nous ayons, dans des cas exceptionnels, accès à un dossier patient ne vous décharge pas de vos obligations au titre de l’article 458 du Code pénal, et toute personne disposant d’un accès chez nous est personnellement tenue au secret.
4. Quelles données nous traitons
4.1 Site www.halingo.be
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Formulaire de contact | Votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre cabinet, le nombre de logopèdes que vous indiquez, le contenu de votre message et la page par laquelle vous nous avez contactés |
| Technique | Adresse IP, date et heure, page consultée, navigateur et système d’exploitation, dans les journaux du serveur |
| Préférences | Votre choix de langue |
4.2 Application web Halingo sur app.halingo.be
À votre sujet, en tant que logopède, et au sujet de votre cabinet :
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Identification | Nom et prénom, adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone, sexe, date de naissance, langue |
| Profession | Nom du cabinet, numéro d’entreprise, numéro Inami |
| Financier | Numéro de compte, données de facturation, type d’abonnement et statut de paiement |
| Accès | Identifiants de connexion, mot de passe, date de la dernière connexion |
| Utilisation | Connexions, actions dans l’application et journaux techniques, pour la sécurité et la correction d’erreurs |
Au sujet de vos patients, et nous en sommes alors sous-traitant et non responsable :
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Identité | Prénom et nom, photo, statut du dossier, étiquettes libres |
| Administratif | Numéro NISS (numéro de registre national), mutualité, code CG1 ou CG2, régime du tiers payant |
| Entourage | Personne de contact, école et enseignant, coordinateur de soins, médecin prescripteur |
| Santé | Trouble logopédique, type de remboursement, bilan initial et bilan d’évolution, plan de traitement et objectifs, rapports et documents téléversés dont la prescription, nombre et déroulement des séances |
| Financier | Factures, attestations de soins et leurs numéros, codes de nomenclature, relevés récapitulatifs, frais administratifs |
| Communication | Le journal des e-mails par patient : statut, type, adresse du destinataire et heure de chaque e-mail que vous envoyez depuis Halingo |
4.3 Centre d’aide et formulaire de ticket sur support.halingo.be
| Catégorie | Données |
|---|---|
| Ce que vous encodez | Nom et prénom, adresse e-mail, objet de votre question, le thème choisi et la description de votre problème |
| Pièces jointes | Les fichiers que vous envoyez, et tout ce qu’ils contiennent |
| Correspondance | L’ensemble des échanges par e-mail relatifs à votre ticket, avec la date et le statut |
| Préférences | La langue dans laquelle vous avez introduit le formulaire |
| Technique | Adresse IP, date et heure, navigateur et système d’exploitation, dans les journaux du serveur, ainsi que les signaux collectés par la protection anti-spam du formulaire |
Si vous nous écrivez à support@halingo.be ou à info@halingo.be, nous traitons votre adresse e-mail et le contenu de votre message tel que vous l’envoyez.
4.4 Données de patients dans un ticket
Nous vous demandons expressément de ne pas joindre de données de patients à un ticket. Masquez les données identifiantes sur vos captures d’écran ou utilisez un dossier de test.
Si une pièce jointe ou une description contient malgré tout un nom de patient, un numéro NISS ou un code Inami, nous traitons ces données uniquement pour répondre à votre question, et alors en qualité de sous-traitant pour votre compte. Notre collaborateur supprime la pièce jointe du ticket dès que votre question est résolue et en tout état de cause dans les sept jours calendrier, note dans le ticket que le fichier a été supprimé et à quelle date, et ne partage la pièce jointe avec personne en dehors de l’équipe d’assistance. Si vous nous signalez qu’un envoi contenait par erreur des données de patients, nous supprimons le fichier immédiatement et nous vous le confirmons.
4.5 Paiement
Lorsque vous payez votre abonnement, nous traitons le montant, la date, le résultat du paiement et les derniers chiffres de votre carte ou votre référence Bancontact. Vos données de carte complètes parviennent à Stripe et non à nous.
4.6 Les e-mails que vous envoyez à vos patients depuis Halingo
Lorsque vous envoyez une facture ou un document à un patient depuis Halingo, cet e-mail passe par notre service d’envoi. L’adresse de votre patient et le contenu de l’e-mail y sont traités. Nous en sommes votre sous-traitant.
5. Pourquoi nous traitons vos données, et sur quelle base juridique
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Votre inscription, votre compte et la fourniture de Halingo | Article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, exécution du contrat |
| Facturation et recouvrement | Article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, et article 6, paragraphe 1, point c), pour l’obligation légale de conservation |
| Répondre à votre question d’assistance, si vous êtes client | Article 6, paragraphe 1, point b), exécution du contrat |
| Répondre à votre question, si vous n’êtes pas encore client | Article 6, paragraphe 1, point f). Notre intérêt légitime est de répondre à une question que vous nous posez vous-même |
| Sécurité du site, de l’application et de nos formulaires, y compris la protection anti-spam reCAPTCHA de Google, voir le point 7 | Article 6, paragraphe 1, point f). Notre intérêt légitime est de protéger notre service et nos utilisateurs contre les abus |
| Améliorer le centre d’aide, sur la base de statistiques agrégées et non nominatives | Article 6, paragraphe 1, point f). Notre intérêt légitime est de maintenir une documentation utile |
| Respecter nos obligations légales et les demandes des autorités compétentes | Article 6, paragraphe 1, point c) |
| Constater, exercer ou défendre un droit en justice | Article 6, paragraphe 1, point f) |
| Données de patients encodées dans Halingo ou parvenues dans un ticket | Nous agissons comme sous-traitant. La base juridique se trouve chez vous en tant que logopède, en principe l’article 9, paragraphe 2, point h). Nous traitons ces données sous votre responsabilité, et toute personne disposant d’un accès chez nous est tenue au secret par contrat, comme l’exigent l’article 9, paragraphe 3, du RGPD et l’article 9 de la loi du 30 juillet 2018 |
Nous n’utilisons pas vos données à des fins de marketing direct. Nous n’envoyons pas de lettre d’information. Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons pas vos données.
Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques à votre égard, et nous n’établissons pas de profil.
Êtes-vous obligé de communiquer vos données. Votre nom et votre adresse e-mail sont nécessaires pour ouvrir un compte et pour pouvoir répondre à un ticket. Sans ces données, nous ne pouvons pas fournir le service ni répondre à votre question. Tout le reste est facultatif.
6. Combien de temps nous conservons vos données
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Les données de votre compte et toutes les données dans l’application | Pendant la durée de votre contrat. Ensuite, nous les conservons, parce qu’en tant que logopède vous devez légalement pouvoir en disposer. Vous continuez à les consulter dans la version en lecture seule de Halingo. Nous ne les supprimons que si vous le demandez par écrit, et seulement après vous les avoir mises à disposition sous une forme lisible |
| Données d’une période d’essai sans abonnement | Identique. Nous ne les supprimons pas automatiquement |
| Factures et pièces comptables | 10 ans à compter de la fin de l’exercice, en vertu de l’obligation légale de conservation et du délai de prescription des actions contractuelles |
| Tickets d’assistance clôturés | 24 mois après la clôture, puis supprimés automatiquement |
| Pièces jointes à un ticket d’assistance | 6 mois après la clôture du ticket, puis supprimées automatiquement. Une pièce jointe contenant des données de patients est supprimée dès que votre question est résolue et en tout état de cause dans les sept jours calendrier |
| Demandes de contact de personnes qui ne deviennent pas clientes | 12 mois, puis supprimées automatiquement |
| E-mails dans nos boîtes aux lettres et journaux du serveur | 24 mois |
Pour les tickets, les pièces jointes et les demandes de contact, la suppression est automatique : une tâche planifiée s’en charge dans notre système.
7. Qui reçoit vos données
Nous ne transmettons pas vos données à des tiers pour leurs propres finalités, sauf là où cela est expressément indiqué ci-dessous. Nous travaillons avec les prestataires suivants.
| Destinataire | Ce qu’il fait pour nous | Rôle | Où |
|---|---|---|---|
| Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Évêque, 75008 Paris, France | Hébergement de l’application app.halingo.be et de toutes les données que vous y encodez | Sous-traitant | France, Union européenne |
| Odoo SA, Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgique | Hébergement du site www.halingo.be, du centre d’aide, de votre ticket et de vos pièces jointes | Sous-traitant | Union européenne |
| Stripe Payments Europe, Limited, 25/28 North Wall Quay, Dublin 1, Irlande | Traitement de votre paiement par carte ou Bancontact | Sous-traitant pour l’exécution du paiement, et responsable du traitement indépendant pour ses propres obligations légales en matière de lutte contre la fraude et le blanchiment | Union européenne, avec transfert possible vers les États-Unis |
| Twilio Ireland Limited (SendGrid), Dublin, Irlande | Envoi de nos e-mails : vos confirmations, nos réponses, ainsi que les factures et documents que vous envoyez à vos patients depuis Halingo | Sous-traitant | Union européenne, avec transfert possible vers les États-Unis |
| Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande | Trafic e-mail de et vers support@halingo.be et info@halingo.be via Google Workspace | Sous-traitant | Union européenne, avec transfert possible vers les États-Unis |
| Google Ireland Limited | La protection anti-spam reCAPTCHA sur notre formulaire de contact et notre formulaire de ticket. Elle ne se charge qu’au moment où vous commencez à remplir le formulaire | Responsable du traitement indépendant. Google détermine elle-même les finalités de ce traitement. Voir la politique de confidentialité et les conditions d’utilisation de Google | Union européenne, avec transfert vers les États-Unis |
| Rosa ASBL, Cantersteen 12, 1000 Bruxelles, numéro d’entreprise 0745.832.604 | Uniquement si vous activez vous-même la liaison : la synchronisation de votre agenda dans les deux sens entre Halingo et la plateforme de rendez-vous Rosa. Vous vous connectez vous-même à Rosa, vous créez un jeton Halingo dans votre propre profil Rosa et vous le collez dans Halingo. Rosa reçoit ainsi les données de rendez-vous que vous faites synchroniser. Nous ne créons pas de compte Rosa pour vous et nous ne communiquons pas votre adresse e-mail à Rosa | Rosa est votre propre prestataire. Pour les données de rendez-vous que vous faites synchroniser, Rosa intervient dans le cadre du contrat que vous avez conclu vous-même avec Rosa et non du nôtre | Belgique, Union européenne |
Pour les données que vous encodez dans Halingo au sujet de vos patients, la liste complète des destinataires figure à l’annexe III du contrat de sous-traitance.
Nous communiquons des données aux autorités compétentes lorsque la loi ou une décision judiciaire nous y oblige.
Nous tenons à jour une liste de nos sous-traitants ultérieurs. Si vous êtes client, nous vous informons au moins trente jours à l’avance avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur, et vous pouvez vous y opposer selon les modalités prévues dans le contrat de sous-traitance.
8. Transferts en dehors de l’Espace économique européen
Vos données sont hébergées dans l’Union européenne : l’application et tout ce que vous y encodez chez Scaleway en France, le site et le centre d’aide chez Odoo en Belgique. Nous n’en conservons aucune copie en dehors de l’Espace économique européen.
Autopilot Pte. Ltd. est établie à Singapour. Singapour ne fait pas l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne. Nos collaborateurs situés à Singapour ont accès aux données hébergées sur nos serveurs dans l’Union européenne, uniquement aux fins de la gestion, du support et de la sécurité du service. Cet accès constitue un transfert au sens du chapitre V du règlement.
Pour les données que vous encodez dans Halingo au sujet de vos patients, ce transfert repose sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021 (décision d’exécution (UE) 2021/914, module deux, du responsable du traitement au sous-traitant). Ces clauses font partie du contrat de sous-traitance que vous acceptez lors de votre inscription. Nous appliquons les mêmes garanties aux données dont nous sommes nous-mêmes responsable.
S’y ajoutent les mesures suivantes : hébergement exclusivement dans l’Union européenne, aucune copie locale sur un appareil situé en dehors de l’Espace économique européen, accès uniquement par une connexion sécurisée et journalisée, et l’engagement de contester toute injonction d’une autorité située en dehors de l’Union européenne et de vous en informer dans la mesure où la loi nous le permet.
Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à support@halingo.be.
Nos prestataires Google, Stripe et Twilio peuvent transférer des données vers les États-Unis. Ces transferts reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au EU-US Data Privacy Framework et, lorsque cette décision ne s’applique pas, sur les clauses contractuelles types.
9. Cookies
Nous n’utilisons pas de cookies d’analyse, pas de cookies publicitaires et pas de traceurs de tiers à des fins de publicité. Nous ne mesurons pas nos statistiques de fréquentation avec un tiers. C’est pourquoi vous ne voyez chez nous aucune bannière de consentement.
Voici tout ce qui est stocké sur votre appareil ou lu depuis celui-ci :
| Nom | Ce qu’il fait | Durée | Partie |
|---|---|---|---|
session_id | Maintient votre session et protège nos formulaires contre l’usurpation de session | 7 jours | Première partie |
frontend_lang | Retient la langue dans laquelle vous lisez nos pages | 12 mois | Première partie |
tz | Transmet le fuseau horaire de votre navigateur au serveur. Ce cookie est posé par la plateforme que nous utilisons. Il ne contient aucun identifiant et nous ne l’utilisons pas pour vous reconnaître ni pour vous suivre. Nous le faisons supprimer | Jusqu’à la fermeture de votre navigateur | Première partie |
hs_last | Retient dans votre navigateur quel article d’aide vous avez lu en dernier, afin que le formulaire de ticket puisse le mentionner. Il ne s’agit pas d’un cookie mais d’un stockage dans votre navigateur, que celui-ci efface à la fermeture | Jusqu’à la fermeture de votre navigateur | Première partie |
presence.focus | Stockage dans votre navigateur utilisé par la plateforme pour savoir si l’onglet est actif. Cela ne sert à rien sur nos pages. Nous le faisons supprimer | Jusqu’à ce que vous effaciez les données de votre navigateur | Première partie |
_GRECAPTCHA | La protection anti-spam reCAPTCHA de Google sur nos formulaires de contact et de ticket. Elle ne se charge pas à l’ouverture d’une page, mais au moment où vous touchez un champ du formulaire | Jusqu’à 6 mois | Tiers, Google |
Pourquoi nous ne demandons pas votre consentement pour cela : session_id et hs_last sont nécessaires au fonctionnement du formulaire que vous avez vous-même ouvert, frontend_lang conserve la langue dans laquelle vous lisez, et _GRECAPTCHA protège ce même formulaire et ne se charge que lorsque vous l’utilisez. Pour ces cas, la loi permet expressément de ne pas demander de consentement. tz et presence.focus ne relèvent pas de cette exception : ce sont des artefacts de la plateforme et nous les faisons supprimer plutôt que de vous demander un consentement pour eux.
Vous pouvez à tout moment refuser ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Si vous refusez session_id, nos formulaires ne fonctionnent pas.
Une explication plus détaillée figure dans notre politique en matière de cookies.
10. Sécurité
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’usage abusif et l’accès illicite. Il s’agit notamment :
- de connexions chiffrées (TLS) vers l’application, le site et le centre d’aide ;
- d’un accès réservé aux collaborateurs qui en ont besoin pour leur tâche, avec un compte personnel ;
- d’un engagement de confidentialité écrit pour toute personne travaillant pour nous, qui subsiste après la fin de ses fonctions ;
- d’une liste des catégories de personnes ayant accès aux données de santé, avec une description précise de leur qualité, que nous tenons à la disposition de l’Autorité de protection des données ;
- de sauvegardes des données, conservées dans l’Union européenne ;
- de la journalisation des accès à un dossier patient.
Aucun service ne peut garantir une sécurité absolue. Si vous constatez un élément qui évoque une fuite ou une vulnérabilité, signalez-le à support@halingo.be.
Si nous constatons une violation de données à caractère personnel, nous la notifions dans les 72 heures après en avoir pris connaissance à l’Autorité de protection des données lorsque la loi l’exige, et à vous lorsque la violation présente un risque élevé pour vous. S’il s’agit de données dont vous êtes le responsable du traitement, nous vous informons dans les vingt-quatre heures, afin que vous puissiez notifier vous-même en temps utile.
11. Vos droits
Vous disposez des droits suivants :
- Accès. Vous pouvez demander une copie des données que nous traitons à votre sujet.
- Rectification. Vous pouvez faire corriger des données inexactes et compléter des données incomplètes.
- Effacement. Vous pouvez demander la suppression de vos données, sauf si nous devons encore les conserver pour l’exécution du contrat ou en vertu de la loi.
- Limitation. Vous pouvez demander de limiter temporairement le traitement, par exemple pendant que nous vérifions l’exactitude de vos données.
- Opposition. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime. Nous y mettons fin, sauf si nous invoquons des motifs légitimes impérieux qui prévalent sur vos intérêts.
- Portabilité. Vous pouvez recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format courant, ou les faire transmettre à un autre prestataire.
- Retrait du consentement. Lorsque nous nous fondons exceptionnellement sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Cela n’affecte pas la licéité du traitement antérieur.
- Réclamation. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, voir le point 12.
Exercez vos droits en écrivant à support@halingo.be. Nous répondons dans un délai d’un mois. Si votre demande est complexe, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois et nous vous en informons dans le premier mois. Pour éviter de communiquer vos données à un tiers, nous pouvons vous demander de vous identifier. Nous ne demandons alors pas plus de données que nécessaire.
L’exercice de vos droits est gratuit, sauf en cas de demande manifestement infondée ou excessive.
Si votre demande porte sur les données d’un patient dans Halingo, vous devez vous adresser au logopède qui gère le dossier. Nous y sommes sous-traitant et nous ne pouvons pas donner suite nous-mêmes à votre demande.
12. Réclamations
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, informez-nous d’abord à support@halingo.be. Vous avez en outre toujours le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.autoriteprotectiondonnees.be
Vous pouvez également saisir les tribunaux.
13. Modifications de cette déclaration
Nous pouvons adapter cette déclaration lorsque notre service ou la réglementation évolue. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page, avec un numéro de version et une date. En cas de modification substantielle, nous en informons nos clients par e-mail avant son entrée en vigueur.
14. Contact
Autopilot Pte. Ltd., 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre, Singapore 068914, Singapour
UEN 202011848W
support@halingo.be pour l’assistance et pour tout ce qui touche à vos données
info@halingo.be pour tout le reste
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