Contrat de sous-traitance Halingo

Le présent contrat de sous-traitance est conclu entre :

le Client, le cabinet de logopédie qui s’inscrit sur Halingo, ci-après « vous » ou « le responsable du traitement »,

et

Autopilot Pte. Ltd., 160 Robinson Road, #14-04 Singapore Business Federation Centre, Singapore 068914, Singapour, UEN 202011848W, ci-après « Autopilot », « nous » ou « le sous-traitant ».

Vous acceptez le présent contrat lors de votre inscription. Il fait partie intégrante de votre contrat et s’applique dès le premier jour de votre période d’essai.

Il satisfait à l’article 28, paragraphe 3, du Règlement (UE) 2016/679 (ci-après « le Règlement »).

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Article 1. Objet du présent contrat

1.1. Vous encodez dans Halingo des données à caractère personnel concernant vos patients et leur entourage. Pour ces données, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant.

1.2. Le présent contrat règle la manière dont nous traitons ces données. L’annexe I décrit le traitement, l’annexe II les mesures de sécurité et l’annexe III nos sous-traitants ultérieurs.

1.3. Pour les données qui vous concernent en tant que client d’Autopilot, nous sommes nous-mêmes responsable du traitement. Ce traitement ne relève pas du présent contrat mais de notre déclaration de confidentialité.

1.4. Le présent contrat s’applique aussi longtemps que nous traitons des données à caractère personnel pour votre compte. C’est-à-dire pendant la durée de votre contrat et, ensuite, aussi longtemps que nous conservons vos données dans la version en lecture seule conformément à l’article 11.

Article 2. Traitement uniquement sur votre instruction

2.1. Nous traitons les données à caractère personnel uniquement sur votre instruction documentée, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers ou une organisation internationale.

2.2. Vos instructions consistent dans : le présent contrat de sous-traitance, les fonctionnalités de Halingo telles que décrites dans notre centre d’aide, et toute instruction écrite complémentaire que vous nous donnez à support@halingo.be.

2.3. Nous ne traitons pas les données à des fins propres. Nous n’en faisons aucune copie, sauf à des fins de sauvegarde ou lorsque cela est nécessaire à l’exécution du présent contrat.

2.4. Si nous estimons qu’une instruction constitue une violation du Règlement ou d’une autre disposition du droit de l’Union ou du droit belge en matière de protection des données, nous vous en informons sans délai et nous pouvons suspendre l’exécution de cette instruction jusqu’à ce que vous la confirmiez ou l’adaptiez.

2.5. Nous ne consultons pas le contenu d’un dossier patient, sauf à votre demande ou sur votre instruction expresse, par exemple pour examiner un problème que vous avez signalé, ou lorsqu’une obligation légale impérative l’impose. Toute consultation est journalisée et consultable à votre demande.

Article 3. Assistance à la clientèle

3.1. Notre assistance est elle aussi un traitement relevant du présent contrat, et elle est décrite comme telle à l’annexe I.

3.2. Nous vous demandons de ne pas joindre de données de patients à une question d’assistance. Si un ticket, une description ou une pièce jointe contient malgré tout des données à caractère personnel de patients, nous ne les traitons que pour répondre à votre question, et nous agissons à cet égard également comme votre sous-traitant.

3.3. Nous supprimons le fichier dès que votre question est résolue et en tout état de cause dans les sept jours calendrier, nous consignons la suppression dans le ticket, et nous ne partageons le fichier avec personne en dehors de l’équipe d’assistance. Les pièces jointes sont en tout état de cause supprimées au plus tard six mois après la clôture du ticket, et les tickets au plus tard vingt-quatre mois après la clôture.

3.4. S’il s’agit d’un fichier volumineux, d’un dossier patient complet ou d’un relevé récapitulatif, nous apprécions le jour même s’il y a violation de données à caractère personnel et nous vous en informons conformément à l’article 8.

Article 4. Confidentialité des personnes ayant accès

4.1. Nous n’accordons l’accès qu’aux personnes qui ont besoin des données pour leur tâche, et uniquement à ce dont elles ont besoin.

4.2. Chacune de ces personnes est liée par un engagement de confidentialité écrit de même contenu et de même durée que votre propre secret professionnel, qui subsiste après la fin de ses fonctions.

4.3. Nous ne nous prévalons d’aucun secret professionnel propre. Votre secret professionnel au titre de l’article 458 du Code pénal demeure le vôtre, et notre accès ne vous en décharge pas.

4.4. Conformément à l’article 9 de la loi du 30 juillet 2018, nous désignons les catégories de personnes ayant accès aux données de santé, avec une description précise de leur qualité. Nous tenons cette liste à jour et à la disposition de l’Autorité de protection des données et, sur demande, de vous.

Article 5. Sécurité

5.1. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles requises par l’article 32 du Règlement. Elles sont décrites à l’annexe II.

5.2. Nous pouvons modifier ces mesures, à condition que le niveau de sécurité n’en soit pas diminué. L’annexe II est alors mise à jour.

Article 6. Sous-traitants ultérieurs

6.1. Vous nous donnez une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste actualisée figure à l’annexe III du présent contrat.

6.2. Nous vous informons par e-mail au moins trente jours calendrier avant l’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant ultérieur.

6.3. Vous pouvez vous y opposer par écrit dans ce délai de trente jours, pour un motif légitime lié à la protection des données. En cas d’opposition, nous recherchons ensemble une solution. À défaut de solution dans les trente jours, vous pouvez résilier votre contrat sans frais, en conservant l’intégralité de vos droits au titre de l’article 11.

6.4. Nous imposons par contrat à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations que celles du présent contrat, et nous demeurons pleinement responsables envers vous de leur respect.

Article 7. Assistance pour les droits des personnes concernées

7.1. Nous vous aidons dans l’exercice des droits de vos patients et des autres personnes concernées. Nous vous fournissons dans les cinq jours ouvrables les données et les moyens techniques dont vous avez besoin à cet effet.

7.2. Si nous recevons directement une demande d’une personne concernée, nous n’y répondons pas nous-mêmes. Nous renvoyons la personne vers vous et nous vous en informons sans délai.

Article 8. Violations de données à caractère personnel

8.1. Nous vous informons de toute violation de données à caractère personnel sans retard injustifié et en tout état de cause dans les vingt-quatre heures après en avoir pris connaissance, par e-mail et, si vous nous avez communiqué un numéro de téléphone, également par téléphone.

8.2. La notification précise la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d’enregistrements, les conséquences probables, les mesures prises et proposées, et notre personne de contact. Si toutes les informations ne sont pas disponibles, nous communiquons ce que nous savons et nous complétons dès que nous en savons davantage.

8.3. Nous ne notifions pas nous-mêmes l’autorité de contrôle et nous ne communiquons pas nous-mêmes avec les personnes concernées, sauf instruction écrite de votre part. Nous vous fournissons toutes les informations dont vous avez besoin pour satisfaire à vos obligations au titre des articles 33 et 34 du Règlement dans le délai légal.

Article 9. Assistance pour les articles 32 à 36 du Règlement

9.1. Nous vous aidons à respecter les articles 32 à 36 du Règlement, en particulier pour une analyse d’impact relative à la protection des données et pour une consultation préalable de l’autorité de contrôle.

9.2. Nous mettons à cette fin à votre disposition, dans les dix jours ouvrables, les informations nécessaires, y compris la description des mesures techniques et organisationnelles figurant à l’annexe II.

Article 10. Informations et audits

10.1. Nous mettons à votre disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat.

10.2. Nous autorisons les audits et inspections par vous-même ou par un auditeur que vous mandatez et qui n’est pas un concurrent d’Autopilot. Vous annoncez un audit par écrit au moins trente jours calendrier à l’avance, sauf après une violation de données à caractère personnel ou à la demande d’une autorité de contrôle, auquel cas un préavis de cinq jours ouvrables suffit.

10.3. Un audit a lieu au maximum une fois par année civile, pendant les heures de bureau, et perturbe le service le moins possible.

10.4. Nous pouvons produire un rapport récent d’un auditeur indépendant ou une certification valide. Si ce rapport ne suffit pas à répondre à vos questions, vous conservez votre droit à un audit sur place.

10.5. Chaque partie supporte ses propres frais, sauf si l’audit révèle un manquement grave de notre part, auquel cas nous supportons vos frais raisonnables.

Article 11. Ce qu’il advient des données à la fin

11.1. Nous le disons tel que c’est. Halingo n’a pas de fonction d’exportation aujourd’hui. Vous ne pouvez pas extraire votre ensemble de données en une seule opération vers un fichier qui vous appartient. Vous pouvez faire afficher votre agenda sur un autre appareil au moyen d’un lien, et vous pouvez ouvrir, imprimer ou conserver en pdf, séparément, chaque dossier, chaque rapport, chaque facture, chaque attestation de soins et chaque relevé récapitulatif.

11.2. C’est pourquoi nous ne supprimons pas vos données à la fin de votre contrat. Vous conservez gratuitement, avec vos identifiants existants, l’accès à la version en lecture seule de vos propres données dans Halingo : vous pouvez tout consulter, ouvrir et imprimer, mais vous ne pouvez plus rien ajouter ni modifier. C’est un engagement de notre part et non une faveur, et nous maintenons cette version en lecture seule aussi longtemps que nous proposons Halingo.

11.3. Le choix entre conserver, restituer et effacer est le vôtre, comme le prescrit l’article 28, paragraphe 3, point g), du Règlement. Si vous ne faites rien, nous conservons les données comme décrit au 11.2, parce qu’en tant que prestataire de soins vous devez pouvoir continuer à consulter le dossier de vos patients.

11.4. Si vous nous demandez d’effacer vos données, nous les mettons d’abord à votre disposition sous une forme lisible, gratuitement et dans les trente jours calendrier. Nous n’effaçons rien avant de l’avoir fait. Ensuite, nous effaçons toutes les données à caractère personnel, y compris dans les sauvegardes, à l’exception de ce que nous devons légalement conserver, et nous confirmons la suppression par écrit.

11.5. Si nous décidons de mettre fin à Halingo, nous vous en informons au moins six mois à l’avance et nous mettons, avant toute suppression et gratuitement, vos données à votre disposition sous une forme lisible.

11.6. Le présent contrat reste applicable dans chacun de ces cas aussi longtemps que nous détenons encore les données.

11.7. En tant que prestataire de soins, vous restez vous-même responsable de la conservation des dossiers de vos patients pendant au moins trente ans à compter du dernier contact avec le patient, conformément aux articles 33 à 35 de la loi du 22 avril 2019. La version en lecture seule chez nous ne constitue pas une conservation légale et ne vous décharge pas de cette obligation.

Article 12. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

12.1. Les données à caractère personnel sont hébergées chez les sous-traitants ultérieurs mentionnés à l’annexe III, exclusivement dans l’Union européenne. Nous ne conservons aucune copie en dehors de l’Espace économique européen.

12.2. Nos collaborateurs situés à Singapour ont accès à ces données aux fins de la gestion, du support et de la sécurité de Halingo. Cet accès constitue un transfert au sens du chapitre V du Règlement.

12.3. Ce transfert repose sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne par la décision d’exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021, module deux, du responsable du traitement au sous-traitant. En acceptant le présent contrat de sous-traitance, vous concluez ces clauses avec nous : vous agissez comme exportateur de données et nous comme importateur de données. Les annexes I, II et III du présent contrat valent annexes I, II et III des clauses contractuelles types. Le texte complet des clauses est disponible sur simple demande à support@halingo.be.

12.4. En cas de contradiction entre les clauses contractuelles types et le présent contrat, les clauses contractuelles types prévalent.

12.5. Nous avons évalué les risques liés à ce transfert et nous vous communiquons cette évaluation sur demande.

12.6. Si nous recevons d’une autorité située en dehors de l’Espace économique européen une demande ou une injonction de communiquer vos données à caractère personnel, nous vous en informons sans délai, nous contestons la demande ou l’injonction par toutes les voies de droit disponibles et nous ne communiquons pas plus de données que ce qui est strictement nécessaire. Si la loi nous interdit de vous informer, nous mettons tout en oeuvre pour faire lever cet obstacle et nous vous informons dès que nous y sommes autorisés.

Article 13. Le numéro de registre national

13.1. Nous traitons le numéro d’identification de la sécurité sociale (le numéro NISS ou de registre national) exclusivement en qualité de sous-traitant, sur votre instruction et dans les limites de l’autorisation dont vous disposez en tant que prestataire de soins.

13.2. Nous n’utilisons pas ce numéro à des fins propres, ni comme clé de recherche ou identifiant dans nos propres systèmes, et nous ne le traitons pas dans le canal d’assistance.

Article 14. Responsabilité et hiérarchie des documents

14.1. Chaque partie est responsable conformément à l’article 82 du Règlement. La limitation prévue à l’article 17 des Conditions générales ne s’applique pas à la responsabilité envers les personnes concernées au titre de cet article 82.

14.2. En cas de contradiction, l’ordre est le suivant : d’abord les clauses contractuelles types visées à l’article 12.3, ensuite le présent contrat de sous-traitance, ensuite les Conditions générales.

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Annexe I. Description du traitement

Parties. Responsable du traitement : le Client, un cabinet de logopédie établi en Belgique. Sous-traitant : Autopilot Pte. Ltd., Singapour.

Objet. La mise à disposition de Halingo, une application web destinée à la gestion d’un cabinet de logopédie, et l’assistance qui l’accompagne.

Nature et finalité du traitement. La conservation, la consultation, la modification, la structuration, l’affichage, l’impression et l’envoi des données encodées par le Client, dans la mesure où les fonctionnalités de Halingo l’impliquent : le dossier patient, l’agenda, les plans de traitement et les rapports, la facturation, les attestations de soins donnés, les relevés récapitulatifs du tiers payant, et l’e-mail que le Client envoie à un patient depuis Halingo. En outre : répondre aux questions d’assistance, réaliser des sauvegardes, sécuriser le service et examiner les problèmes signalés.

Catégories de personnes concernées.

1. Les patients du Client.
2. Les représentants légaux, personnes de contact et personnes de confiance de ces patients.
3. Les médecins prescripteurs et autres prestataires de soins de ces patients.
4. Les écoles, enseignants et coordinateurs de soins de ces patients.
5. Le Client lui-même et ses Utilisateurs, dans la mesure où leurs données figurent dans le dossier d’un patient.

Catégories de données à caractère personnel.

Catégories particulières de données (article 9 du Règlement). Des données concernant la santé : le trouble logopédique, le type de remboursement, le bilan initial et les bilans d’évolution, le plan de traitement et ses objectifs, les rapports et les documents téléversés dont la prescription du médecin, le nombre et le déroulement des séances, et les codes de nomenclature qui renvoient à une pathologie.

Restrictions et garanties appliquées à ces catégories particulières. Les mesures de l’annexe II, l’engagement de confidentialité de l’article 4, la liste visée à l’article 4.4, et la journalisation de toute consultation d’un dossier patient.

Fréquence du traitement. En continu, aussi longtemps que le Client utilise Halingo, et ensuite dans la version en lecture seule prévue à l’article 11.

Durée. La durée du contrat du Client, et ensuite aussi longtemps que les données sont conservées conformément à l’article 11.

L’assistance à la clientèle comme activité de traitement distincte. Autopilot traite les données à caractère personnel que le Client communique dans un ticket d’assistance ou dans un e-mail adressé à support@halingo.be, pièces jointes comprises, uniquement pour répondre à la question du Client. L’article 3 du présent contrat règle ce traitement, y compris la suppression dans les sept jours calendrier, les pièces jointes après six mois et les tickets après vingt-quatre mois.

Communication à des tiers sur instruction du Client. Si le Client active la liaison avec la plateforme de rendez-vous Rosa, Halingo et Rosa échangent des données de rendez-vous dans les deux sens. Le Client se connecte lui-même à Rosa et établit la liaison au moyen d’un jeton issu de son propre profil Rosa. Cet échange a lieu sur instruction du Client et dans le cadre du contrat que le Client a lui-même conclu avec Rosa ASBL.

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Annexe II. Mesures techniques et organisationnelles

Voici les mesures en vigueur aujourd’hui.

Chiffrement en transit. Toutes les connexions vers app.halingo.be, www.halingo.be et support.halingo.be passent par TLS. Le centre d’aide envoie en outre un en-tête HSTS d’une durée de validité d’un an, sous-domaines compris.

Gestion des accès. Accès réservé aux personnes qui ont besoin des données pour leur tâche, avec un compte et un mot de passe personnels. Au sein du cabinet, le Client gère lui-même qui a accès à quel dossier ; un administrateur du cabinet a accès à tous les dossiers de ce cabinet. Un dossier ne peut pas être partagé avec un thérapeute d’un autre cabinet.

Confidentialité. Un engagement de confidentialité écrit pour toute personne travaillant pour Autopilot, de même contenu et de même durée que le secret professionnel du Client, qui subsiste après la fin de ses fonctions. La liste des catégories de personnes ayant accès aux données de santé visée à l’article 4.4.

Journalisation. Toute consultation par Autopilot du contenu d’un dossier patient est journalisée et consultable à la demande du Client. L’application journalise les connexions et les actions à des fins de sécurité et de correction d’erreurs.

Sécurité des formulaires publics. Le formulaire de contact et le formulaire de ticket sont protégés par la protection anti-spam reCAPTCHA de Google, qui ne se charge qu’au moment où le visiteur commence à remplir le formulaire, et par un champ caché contre les envois automatisés. Les pièces jointes à un ticket sont contrôlées quant à leur type et à leur taille.

Limitation des données dans le canal d’assistance. L’avertissement sur le formulaire, l’instruction donnée aux collaborateurs de supprimer dans les sept jours calendrier une pièce jointe contenant des données de patients et de consigner cette suppression dans le ticket, et la tâche planifiée qui supprime automatiquement les pièces jointes après six mois et les tickets après vingt-quatre mois.

Hébergement dans l’Union européenne. L’application et les données encodées par le Client sont hébergées chez Scaleway SAS en France. Le site et le centre d’aide sont hébergés chez Odoo SA dans l’Union européenne. Aucune copie locale n’est conservée sur un appareil situé en dehors de l’Espace économique européen.

Sauvegardes. Des sauvegardes des données sont réalisées et conservées dans l’Union européenne, chez les sous-traitants ultérieurs de l’annexe III.

Révision. La présente annexe est revue au moins une fois par an, et chaque fois qu’un sous-traitant ultérieur, une durée de conservation ou une fonctionnalité de l’application change.

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Annexe III. Sous-traitants ultérieurs

Rosa ASBL n’est pas un sous-traitant ultérieur d’Autopilot. Si le Client active la liaison avec Rosa, Rosa intervient dans le cadre du contrat que le Client a lui-même conclu avec Rosa.

La version actualisée de cette liste est publiée sur cette page. Toute modification est annoncée conformément à l’article 6.

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